اهمیت روابط اجتماعی در طراحی محیط‌های کاری
دورکاری؛ تحول اجتناب‌ناپذیر کار در پساکرونا
محیط کار در سال‌های آینده: همه اینها سوالات زیادی در ذهن ما و شما ایجاد می‌کند که محیط کار در سال ۲۰۲۱ و سال‌های پس از آن‌چه شکلی خواهد بود؟ یک فضای موثر و کارآمد، ارتباطات میان «همه» کارکنان را ارتقا می‌دهد، چه در یک اتاق جلسه مشغول تبادل ایده باشند، چه درحال گفت‌وگو در آبدارخانه و چه درحال تماس تصویری. برای سازمان‌هایی که به‌دنبال افزایش معنا و هدف برخوردهای رودررو هستند و کارکنانی که عمیقا در جست‌وجوی ایجاد ارتباط انسانی و فعالیت گروهی هستند، روش‌ها و رویکردهای جدیدی وجود خواهد داشت. باید اهمیت بیشتری برای «فضای ما» قائل شویم که امکان جلسات رودررو را در جاهای مختلف فراهم کند، مثل کافه‌های داخل سازمان و قطب‌های شبکه اجتماعی.
امروز، همزمان که تاثیر کرونا بر محیط کار را ارزیابی می‌کنیم باید به این دو سوال پاسخ دهیم: «کار روزمره ما در پیشبرد ماموریت سازمان چه نقشی دارد و چطور انرژی لازم برای ادامه کارها را به دست آوریم؟» فرهنگ، درست مثل این ویروس نامرئی، همه جا هست و حضورش حس می‌شود. در آینده، فرهنگ در محیط کار فیزیکی، سنجیده‌تر خواهد بود و همزمان باید فرهنگ مجازی سازمان را نیز که از زمان بروز کرونا به طرز چشمگیری رواج یافته، حفظ کنیم. گروه‌های جدیدی از رهبران درحال ظهور هستند و کارکنان چابک و انعطاف‌پذیر، از طریق حفظ تمرکز، نوآوری و خلاقیت به موفقیت می‌رسند.
با توجه به این تحولات بنیادی فرهنگی و رفتاری که طی شش ماه گذشته رخ داده، طراحان باید از مشتری‌های خود یک سری سوال‌های اساسی بپرسند. محیط کار پساکرونا چیست و امروز، چه چیزی واقعا برای کارمندها مهم است؟ در دنیای پر از کرونا، آیا سنت «هر نفر یک کامپیوتر» معنا خواهد داشت؟ آیا باید به جای این چیزها، فضای فیزیکی را صرفا برای جلسات، تعاملات و ارتباطات طراحی کنیم؟ برای تقویت ماموریت سازمان، چه ابزارها و فضاهایی در اختیار کارکنان بگذاریم تا در خانه «یا» در اداره، بازدهی داشته باشند؟
محیط کار سیال: سال‌هاست که طراحان درباره مفهوم «فضای سوم» صحبت کرده‌اند؛ فضایی به جز خانه یا اداره که برای کار کردن استفاده می‌شود، مثل فضاهای مشترک یا کافی‌شاپ‌ها. آیا وقت آن رسیده که ادارات سنتی نیز در این گروه قرار بگیرند؟ سال‌های سال، کاربرد ادارات، فراهم آوردن یک فضای اختصاصی برای کارکنان بود. آیا باید این کاربرد را کنار بگذاریم و به‌جای آن، از ادارات به‌عنوان «فضای جلسات» استفاده کنیم؟ آیا باید ادارات را طوری طراحی کنیم که به تعامل و ارتباطات کمک کند؟
پیشنهاد ما، یک رویکرد ترکیبی است: یک فضای کار سیال که هم مجازی است و هم فیزیکی. تیم‌ها باید در هر دو زمینه، نوآوری به خرج دهند. باید از سبک کاری هر فرد که منحصر به خودش است، حمایت شود و به کارمندها آزادی عمل داده شود تا انتخاب کنند که می‌خواهند با همکارانشان در اتاق جلسه دیدار کنند یا از راه دور. خلاصه اینکه، مهم‌ترین اصل، ایجاد فضاهایی برای ارتباط و همکاری با یکدیگر است که به محیط کار، معنا دهند و به ما انرژی لازم برای انجام کار تاثیرگذار و موفقیت. در ادارات، این از طریق «فضاهای جلسات» و «تریبون‌ها» ممکن خواهد شد.
مدل ترکیبی را می‌توانیم در صورت لزوم، به چند فضای نسبتا صمیمی تیمی، برای تیم‌های چهار نفره تقسیم کنیم که کارمندها هم بتوانند در این فضا روی وظایف خودشان تمرکز کنند و هم جلسه تشکیل دهند (البته اگر پروتکل‌های بهداشتی اجازه دهد). ایجاد فضاهایی از این قبیل برای تیم‌های کوچک که هم مناسب انجام وظایف باشند و هم جایی برای تشکیل جلسات، کمک می‌کنند که هم کارها به‌صورت سیال در جریان باشند و هم تعاملات صورت بگیرند.
اداره، یک مقصد است نه یک پیش‌فرض: همزمان با حرکت به سوی آینده، باید علاوه بر ایجاد یک تجربه حضوری موثر، درباره یک سری موضوعات تجدیدنظر کنیم، از جمله اینکه محیط کار چطور می‌تواند پشتوانه سبک کاری و سلامت روحی و جسمی هر فرد باشد. تصویری که ما از «فضای تشکیل جلسه» در ذهن داشتیم، دارای ساختاری انعطاف‌پذیر و قابل جابه‌جایی بود. مثل دیوارهای متحرک، صندلی و میزهایی با پایه‌های چرخ‌دار، تخته وایت‌بوردهای متحرک و تکنولوژی‌های هندزفری. سیال بودن عملکرد به کارمندها این امکان را می‌دهد که به‌صورت هفتگی یا حتی روزانه، طیف وسیعی از فضاهای موقتی ایجاد کنند. مدیریت و برنامه‌ریزی برای استفاده از هر فضا می‌تواند توسط یک اپلیکیشن انجام شود. اتاق‌ها می‌توانند مجهز به میزهای پذیرایی متحرک باشند و هر کس میان‌وعده و نوشیدنی خود را روی میز قرار دهد. همزمان با ورود ما به عصر دگرگونی سبک‌های کاری، ادارات سنتی باید کاربری خود را تغییر دهند و تبدیل به فضاهایی برای تشکیل جلسات شوند و طوری طراحی شوند که مناسب تعاملات و ارتباطات باشند و این هدفی‌است که از طریق دورکاری به هیچ‌وجه محقق نمی‌شود.
فرهنگ سازمان، اولویت اصلی: نقش فضای کار فیزیکی در ترویج و القای فرهنگ سازمانی، هیچ‌وقت تا این حد پررنگ نبوده است. برای هموار شدن این راه، ایده‌ای به ذهنمان رسید به نام «تریبون‌های میزبان» که در ورودی اداره قرار می‌گیرند و می‌توانند به حفظ فرهنگ مهمان‌نوازی سازمان کمک کنند. می‌توانید یک نمایشگر دیجیتال نیز آنجا نصب کنید که کارهای در جریان، رویدادهای پیش رو و اطلاعات شرکت را نشان دهد. همه اینها در راستای ماموریت سازمان هستند. این فضا همچنین می‌تواند مجهز به آب‌سردکن و قهوه‌ساز باشد، به همراه دو سینک دستشویی با فاصله زیاد برای شستن دست‌ها و یک پیشخوان بزرگ که کارکنان بتوانند دور آن جمع شوند بدون آنکه ازدحام شود. دفاتر کار در آینده نزدیک، تبدیل به «مرکز منابع» برای کارکنان خواهند شد. ادارات، شبیه ویترینی خواهند بود که جلوه‌گر ماموریت سازمان و داستان‌های مربوط به آن است. کارها، محصولات و خدمات می‌توانند از طریق یک نمایشگر یا پروژکتور به نمایش گذاشته شوند یا حتی می‌توانید فضایی در نظر بگیرید و در آنجا، محصولات تبلیغاتی شرکت را به فروش بگذارید. تحقیقات نشان داده که پوشیدن لباس فرم شرکت، به‌طور غیرمستقیم بیانگر فداکاری و تعهد کارکنان نسبت به شرکت است و باعث حفظ نیروهای کار می‌شود.
حوزه کار، تا به حال تا این حد در ابهام و در عین حال، هیجان‌انگیز نبوده. این برای طراحان، چالش‌ها و البته فرصت‌های بسیاری ایجاد خواهد کرد: فرصت‌هایی برای نوآوری و عبور از مرزها در مورد ذهنیت و تعریفی که سال‌ها در مورد «کار» و «محل کار» داشته‌ایم. همه چیزهای پیرامون ما، خلق شده‌اند تا از روابط انسانی حمایت کنند و درحال‌حاضر در جایگاهی هستیم که می‌توانیم بسیاری از این روش‌های جدید کار کردن را در دنیای پساکرونا مجسم و عملی کنیم. ما طراحان در تلاشیم فضایی ایجاد کنیم که سلامت جسمی و روانی کارکنان را تضمین کند و حالا که آگاهی ما نسبت به مقوله فضا و عناصر حسی، مثل بینایی و لامسه، عمیق و آگاهانه‌تر شده، می‌توانیم به فضاهایی که طراحی می‌کنیم معنا ببخشیم چون فضاهایی که سلامت روانی ما را تامین می‌کنند فضاهایی خواهند بود که مایلیم در آنها کار، بازی و حتی زندگی کنیم. توازن میان تجربه کار مجازی و حضوری، به یک هنجار جدید برای همه سازمان‌ها تبدیل خواهد شد و اعضای تیم‌ها، صرف‌نظر از محل کار کردنشان، کماکان به تعامل و نوآوری ادامه خواهند داد و به‌رغم این هنجار جدید، یک چیز به قوت خود باقی خواهد ماند: تجربه ارتباطات حضوری و معنادار و فضاهای فیزیکی که این ارتباطات را ممکن می‌کنند، برای سازمان‌ها بسیار حائز اهمیت هستند چون به این ترتیب می‌فهمند کارمندها فقط کار نمی‌کنند، بلکه در کارشان موفقند.
گام بعدی پس از دورکاری: طی چند ماه گذشته، بحث‌ها درباره کرونا و تاثیر آن بر محل کار با سرعت درحال تکامل و تغییر بوده است. ابتدا صحبت بر سر این بود که چگونه کار از راه دور را بهینه انجام دهیم. اما پس از مدت کوتاهی، این موضوع از مد افتاد و گفت‌وگوها بیشتر پیرامون بازگشت کارکنان به محل کار بود و این اواخر، اغلب سوالات مربوط به محیط کار پس از کرونا بوده است. ما هم که کارمان طراحی است، تمام تمرکزمان را گذاشتیم روی اقدامات کوتاه‌مدت پس از دوران «نقاهت» که بعضی از آنها ممکن است به یک روال دائمی تبدیل شوند. حقیقتی که ما طراحان با آن مواجهیم این است که به‌رغم تمام این گفت‌وگوها، هنوز همه چیز در هاله‌ای از ابهام است و نمی‌دانیم پس از کرونا چه تصمیماتی خواهیم گرفت. بسیاری از سوالات در مورد پیامدهای بلندمدت کرونا بر املاک و مستغلات و راه‌حل‌های اساسی در این رابطه، هنوز بی‌جواب مانده‌اند.
اما با وجود این، بعضی مسائل را می‌توانیم با میزان معقولی از اطمینان، پیش‌بینی کنیم. یکی از این موضوعات، حول محور قابلیت جابه‌جایی کارمند در آینده است.
حتی پس از توزیع واکسن، دورکاری بدون شک افزایش خواهد یافت. تخمین‌ها نشان می‌دهد که حدود ۵۰ درصد کارکنان تمام‌وقت و دانش‌بنیان، هر از گاهی، خارج از اداره کار خواهند کرد. سوال اینجاست که شرکت‌ها چگونه به این مساله واکنش نشان دهند؟ بیایید این سوال را عمیق‌تر بررسی کنیم:
نکته اول: شرکت‌ها باید این حقیقت را قبول کنند که بسیاری از کارکنان در آینده، مایلند از جایی غیر از فضای شرکت، کار کنند. این برای کارفرمایان پیامدهایی به‌دنبال خواهد داشت و مجبور خواهند شد از بین طیف وسیعی از رویکردها، چند تا را انتخاب کنند، مثل:
۱- کاهش تلاش برای بهینه‌سازی فضا، چون ازدحام در محیط کار، کمتر خواهد شد.
۲- کاهش مدت اجاره‌نامه‌ها و کاهش تعداد املاک و دارایی‌های شرکت‌ها به‌دلیل کاهش جمعیت کارمندها در ادارات.
۳- ترکیبی از این سناریوها که در آن، ساختار ادارات تغییر خواهد کرد و تمرکز بر یادگیری و تعامل خواهد بود.
کارکنان برای مقابله با این چالش‌ها باید فاکتورهای زیادی را در نظر بگیرند. قبل از اتخاذ هر تصمیمی باید ساختار تیم، دینامیک‌ها و گردش کار را در نظر بگیریم تا ببینیم چه کسانی باید در محل کار حاضر شوند و چند بار (در ماه). امکان‌پذیری هریک از تصمیمات، به صنعت و حوزه کار بستگی دارد. وکیلی که کارش دست خودش است و آزادی عمل دارد، دلیلی ندارد برای بازگشت به محل کار، عجله کند اما کارکنان تحقیق و توسعه، بحثشان فرق دارد.
پیش‌بینی ما این است که بسیاری از شرکت‌ها یک رویکرد ترکیبی اتخاذ خواهند کرد.
نکته دوم: از آنجا که بسیاری از کارمندها دورکاری خواهند کرد، شرکت‌ها باید پروتکل‌های مربوط به تعامل کارکنان را دوباره تعریف کنند تا مشارکت کارکنان، کاهش نیابد. در محیط کار، بسیاری از گفت‌وگوها در راهروها، دم در اتاق‌ها و کنار آب‌سردکن‌ها صورت می‌گیرد و اطلاعات و دانش از این طریق منتقل می‌شود. با توجه به اینکه در آینده، بخش اعظمی از کارکنان، دورکاری خواهند کرد، افرادی که در محل کار حضور دارند باید این وظیفه را بر عهده بگیرند تا دانش و اطلاعات، همچنان تبادل شود. این یک سرمایه است.
شرکت‌ها باید برای رفع این خلأ و ایجاد ارتباطات موثر، برنامه‌ریزی کنند. قوانین جدید باید به کارمندها آموزش داده شود. این وظیفه عمدتا بر عهده منابع انسانی، واحد ارتباطات و مدیران خواهد بود. ایجاد فرصت‌هایی برای حرکات خودجوش و نوآوری در آینده بسیار حائز اهمیت خواهد بود. اما دورکاری یک مزیت مهم دارد و آن این است که برای جذب استعدادها، محدود به یک منطقه جغرافیایی نخواهید بود.
نکته سوم: در آینده از بحران کرونا به‌عنوان نقطه عطفی یاد خواهد شد که به خلق تکنولوژی‌های پرسرعت، برای نوآوری و بهره‌وری در محیط کار منجر شد.
بر همگان روشن شده که دورکاری برای بسیاری از شرکت‌ها امکان‌پذیر است و این تا حد زیادی به لطف تکنولوژی‌هایی مثل وای فای و رایانش ابری است. اما بسیاری از شرکت‌ها همزمان با ارزیابی تکنولوژی‌های خود، متوجه موانع و شکاف‌هایی شده‌اند. یک سازمان متوسط تا چه حد توانایی ایجاد یک تجربه بی‌دردسر را برای کارکنان خود دارد؟ از سوی دیگر، در رابطه با استفاده از تکنولوژی، مسائل دیگری را نیز باید در نظر بگیرید از جمله خستگی چشم و فرسایش روانی به دلیل ساعت‌ها کار پشت کامپیوتر.
بسیاری از کارهایی که تا دیروز به‌صورت حضوری انجام می‌شد، ممکن است در آینده به‌صورت مجازی انجام شوند و این نیازمند تکنولوژی‌ها و ابزارهاییست که این را ممکن کنند، مثل اپلیکیشن‌های جلسات تبادل‌نظر، ویرایش اطلاعات به‌صورت تیمی و جلسات مجازی. سازمان‌ها باید خود را با تکنولوژی‌های نوآورانه همگام کنند.
علاوه بر جابه‌جایی نیروی کار، تغییرات دائمی و اجتناب‌ناپذیر دیگری نیز ممکن است در محیط کار رخ دهند. کرونا باعث شده درباره همه چیز تجدیدنظر کنیم، از لباس پوشیدن گرفته تا نظافت سطوح. در آینده، معیارها و مقرراتی که بر وضعیت موجود ما حکمفرما بودند، تغییر خواهند کرد. استانداردهای نظافت که زمانی تحسین‌برانگیز بودند در آینده از مد افتاده خواهند بود. همچنین، شاهد افزایش سیستم‌های «تاچ فری» (بدون نیاز به لمس)، آسانسورها و سیستم‌های روشنایی اتوماتیک خواهیم بود.
در پایان باید اشاره کنیم که روی آوردن به دورکاری، بیش از آنکه به سوالات ما جواب دهد، سوالاتی در ذهنمان ایجاد خواهد کرد. بازگشت ما به محل کار قطعا مثل همیشه نخواهد بود. دوران توانمندی کارکنان فرا رسیده و ادارات درحال تکامل باید با این چالش مواجه شوند. اگر خوش‌شانس باشیم می‌توانیم زمینه را برای یک آینده برگشت‌پذیر، فراهم کنیم؛ آینده‌ای که در آن برای پیش‌بینی به گوی بلورین نیازی نخواهیم داشت.
