«پذیرش سازمانی»،گام اول در حفظ نیروی کار
چرا کارمندان ما را ترک می‌کنند؟
همزمان با ورود به سال ۲۰۲۱، کارکنان بیش از هر زمانی با چالش‌های بزرگ مواجهند. پاندمی کرونا، ناآرامی‌های اجتماعی در برخی نقاط دنیا و هرج‌ومرجی که سال گذشته به‌همراه داشت باعث شد شرکت‌های قدرتمند بر لبه پرتگاه قرار بگیرند و آنهایی که در شرایط ایده‌آل، ناپایدار بودند، از بین بروند. این دوران پرتلاطم و نامطمئن، یک حقیقت را آشکار کرده؛ شرکت‌هایی موفقند که منابع مالی خود را هدر نمی‌دهند. با این وجود، شرکت‌ها از یکی از شکاف‌های مخفی‌ای که منابع مالیشان را تخلیه می‌کند غافلند؛ نرخ بالای استعفا. هر کارمندی که داوطلبانه شرکت را ترک می‌کند؛ ضرری که از نظر زمان، بهره‌وری و منابع به شرکت می‌زند حدود ۱۵ درصد درآمد سالانه‌اش است؛ یعنی استعفای کارمندی با درآمد سالانه ۵۰ هزار دلار، حدود ۷۵۰۰ دلار برای شرکت هزینه برمی‌دارد. اگر همان کارمند، کمتر از یک‌سال در استخدام شرکت بوده باشد، این رقم بیشتر می‌شود و اگر شما یک‌سوم نیروهایتان را به این شکل از دست بدهید، خسارت مالی ناشی از آن باعث می‌شود نتوانید اتفاقات غیرقابل پیش‌بینی‌ای مثل کرونا را مدیریت کنید.
شما نمی‌توانید تیتر خبرها را تغییر دهید یا جلوی اتفاقات را بگیرید اما می‌توانید نرخ استعفا را کاهش دهید و بهترین جا برای شروع، طراحی یک فرآیند قدرتمند و جامع پذیرش سازمانی است. پذیـــرش ســــازمــــانی (EmployeeOnboarding) یعنی فرآیند آشناسازی نیروی جدید با جنبه‌های مختلف سازمان و کمک به او در جاافتادن در محیط جدید. این فرآیند اگر به شکلی درست و موثر انجام شود، مزایایی دارد که بسیاری از شرکت‌ها از آن غافلند. مثلا می‌تواند در سلامت مالی سازمان، نقش مهمی ایفا کند. وقتی شما کمک می‌کنید کارمند جدید به شغل جدیدش عادت کند، او سریع‌تر به بازدهی خواهد رسید و بیشتر با شما خواهد ماند.
اهمیت پذیرش سازمانی
برخورد اول با کارمند جدید، چه منفی باشد چه مثبت، در ذهن او می‌ماند. روزها و ماه‌های اول خیلی مهمند چون نیروی جدید در همین دوران تصمیم می‌گیرد که به شغلش متعهد باشد یا از انتخابش پشیمان شود.
شما برای جذب یک نیروی بی‌عیب و نقص، کلی زمان و پول و انرژی صرف کرده‌اید اما حالا که استخدام شده، اگر فرآیند پذیرش سازمانی‌تان خسته‌کننده و توام با هرج‌ومرج و بی‌نظمی باشد، نیروی جدیدتان قبل از امضا فرم قرارداد، تصمیم به ترک شما می‌گیرد و شروع می‌کند به چک‌کردن آگهی استخدام شرکت‌های دیگر.
همان‌طور که احتمالا تجربه کرده‌اید، پیدا کردن افراد دارای تحصیلات و مهارت‌های مناسب یک چالش روزافزون است. طبق گزارش CNBC کمبود استعدادها به نسبت ۱۰ سال پیش، سه‌برابر شده است. افزایش رقابت و کمبود استعدادها باعث شده بازار کار تحت کنترل کارکنان باشد و وقتی بازار به نفع متقاضیان است، نباید همان صید خوبی که پیدا کرده‌اید را ساده از دست بدهید. این درست مثل این است که صیدتان را دوباره به دریا برگردانید و از اول، تورتان را به دریا بیندازید. آمارهای مربوط به پذیرش سازمانی نشان می‌دهند که فرآیند حفظ کارکنان از همان روز اول شروع می‌شود.
پذیرش سازمانی اگر به‌درستی انجام شود، می‌تواند تصویر سازمان شما را به‌عنوان یک شرکت دارای مدیریت صحیح و انتظارات شفاف، تقویت کند که نیروها را توانمندسازی می‌کند و حمایت‌های لازم را از آنها به‌عمل می‌آورد.
آمارها
درباره هزینه‌هایی که یک شرکت از استعفای کارکنان متحمل می‌شود، اختلاف‌نظر وجود دارد اما موسسه WorkInstitute تخمین می‌زند که این هزینه حدود ۳۳ درصد حقوق آن کارمند است. وقتی یک کارمند جدید تصمیم به استعفا می‌گیرد، شرکت هزاران دلار از دست می‌دهد اما هزینه‌ها محدود به آن جایگاه نیست. در شرکت‌هایی که از دست دادن استعدادها تبدیل به یک عادت شده، افت عملکرد در تمام سطوح و واحدها دیده می‌شود. این حتی روی روحیه افراد و انسجام تیم‌ها تاثیر منفی دارد.
طبق گزارش‌ها، نرخ استعفای کارکنان از سال ۲۰۱۰ حدود ۴۶ درصد افزایش یافته و یک‌سوم استعفاها در همان سال اول استخدام اتفاق می‌افتد. استعفا در سال اول، پرهزینه‌ترین نوع استعفاست چون چند ماه طول می‌کشد تا کارمند جدید، به اندازه کافی بازدهی پیدا کند که هزینه‌های استخدام و آموزش خود را جبران کند و هنوز به این نقطه نرسیده که تصمیم می‌گیرد استعفا دهد. نیروهای جدید به‌شدت اضطراب دارند، نه‌تنها می‌خواهند کارشان را به بهترین نحو انجام دهند بلکه دوست دارند اطمینان‌خاطر پیدا کنند که جای مناسبی را انتخاب کرده‌اند. یک فرآیند پذیرش که درست طراحی شده باشد، این اطمینان را به آنها می‌دهد که با جایگاه جدید تناسب دارند و مسیر سازمان با اهداف بلندمدتشان در یک راستاست.
با این وجود، طبق آمارهای موسسه گالوپ، تنها ۱۲درصد کارکنان، فرآیند پذیرش خوشایندی را تجربه کرده‌اند.
مزایا
مزایای پذیرش سازمانی فقط محدود به حفظ کارکنان نیست. اگر فرآیند به درستی طراحی شود، نیروهای جدید به سرعت خواهند فهمید که از آنها چه انتظاراتی می‌رود. سرمایه‌گذاری که شما در همان روزهای اول می‌کنید، بعدها که نیروی جدید به استقلال و بازدهی رسید، ثمر می‌دهد. کارمند متعهد و باانگیزه، سخت‌تر کار می‌کند، کارآیی بیشتری دارد و کمتر غیبت می‌کند.
گام اول، تعیین استراتژی حفظ کارکنان
برای کاهش نرخ استعفا، نیازمند تعیین استراتژی‌هایی برای حفظ کارکنان هستیم و این استراتژی با فرآیند پذیرش آغاز می‌شود. گام اول در مدیریت حفظ و استعفای کارکنان، پاسخ به این سوال است که «چرا کارکنان ما را ترک می‌کنند؟» طبق تحقیقات موسسه Work Institute، جواب‌ها در صنایع مختلف تقریبا یکسان است. چهار دلیل اصلی استعفای کارکنان عبارتند از: پیشرفت شغلی، محیط کار، رفتار مدیریت و ویژگی‌های شغل. کارمند طی فرآیند پذیرش، اولین چشمه از هر چهار مورد را تجربه می‌کند. نگرانی در مورد پیشرفت شغلی، مهم‌ترین عامل استعفای کارکنان است. با کمک یک نرم‌افزار پذیرش می‌توانید نیروی جدید را به‌صورت دیجیتالی آموزش دهید و ویدئوهای آموزشی آنلاین را در اختیارش قرار دهید. می‌توانید یک چکلیست یا برنامه‌آموزشی تهیه کنید. ویدئوها را در زمان‌های مناسب برایش پخش کنید که کلافه نشود. وقتی نیروها به اطلاعات موردنیازشان دسترسی دارند، حس می‌کنند شرکت شما نیازهای مربوط به پیشرفت شغلی‌شان را تامین می‌کند.
فرآیند پذیرش بهترین زمان است که کنترل فرهنگ و محیط کار شرکت خود را در دست بگیرید. از همکاران نیروی جدید بخواهید که هر‌کدام وظایفی را در مورد خوشامدگویی و آموزش او بر عهده بگیرند. اگر کارمندها دورکاری می‌کنند، می‌توانید از آنها بخواهید که به‌صورت ویدئویی به او خوشامد بگویند. به این ترتیب، شما محیطی خوشایند برای نیروی جدید فراهم می‌کنید و انسجام تیم خود را قوت می‌بخشید. یک فرآیند پذیرش جامع به شما کمک می‌کند انتظارات کارمند جدید از خودتان را درک کنید و او را بشناسید. یکی دیگر از عوامل استعفای نیروها، اختلال در زندگی شخصی به‌دلیل کار است. آشنایی با زندگی او کمک می‌کند بتوانید میان زندگی و کار او توازن ایجاد کنید.
روند کار
فرآیند پذیرش از مرحله اول، یعنی آماده‌سازی تا مرحله آخر باید بی‌دردسر باشد و راه آن، تهیه یک چک لیست است. می‌توانید با کمک یک نرم‌افزار به راحتی، یک چکلیست متناسب با هر جایگاه شغلی تهیه کنید. به‌علاوه، می‌توانید روند پیشرفت و داده‌ها را پیگیری کنید تا به مرور زمان، چکلیست خود را اصلاح کنید. پس از گذشت یک‌سال از استخدام نیروی جدید، یک پرسش‌نامه تهیه کنید و از او بخواهید آن را پر کند تا ببینید فرآیندتان چه کم و کاستی‌هایی دارد.
آغاز به‌کار
گرچه بسیاری از وظایف نیروهای جدید، مثل هم است اما شما باید برای هر شغل به‌طور مجزا برنامه‌ریزی کنید. مثلا تمام کارکنان باید سیاست‌های شما در رابطه با آزار و اذیت را بدانند اما افراد در نقش‌های مدیریتی به آموزش بیشتر نیاز دارند. به‌علاوه برای آشناسازی کارمندها باید به‌دنبال راه‌های خلاقانه باشید. خودتان می‌دانید که این روزها نیروهای واجد شرایط به‌سختی پیدا می‌شوند پس اگر یک نیروی خوب گیرتان آمد، نباید او را وادار کنید انبوهی از فرم‌های استخدام را پر کند یا ویدئوهای کسل‌کننده ببیند. این‌جوری ممکن است نیامده، تصمیم به رفتن بگیرد.
حالا که کرونا بسیاری را وادار به دورکاری کرده، یکسری چالش‌های جدید برای کارشناسان منابع انسانی ایجاد شده است. بسیاری از آنها نمی‌دانند چطور فرآیند آشناسازی را به‌صورت از راه‌دور انجام دهند. به این منظور ابتدا باید فرآیند را به چند مرحله تقسیم کنید.
ابتدا اهداف خود از آشناسازی را در نظر بگیرید. اهداف، از هر شغلی تا شغل دیگر متفاوتند. اما هدف کلی این است که نیروی جدید به یک کارمند پربازده تبدیل شود.
سپس ببینید چقدر طول می‌کشد تا نیروی جدید به بازدهی برسد. معیارهای‌تان برای اندازه‌گیری این مدت زمان را تعیین کنید. این معیارها، اهداف نیروی جدیدتان خواهند بود. سپس میزان حمایتی که او برای نیل به هر هدف نیاز دارد را مشخص کنید. با کمک این اطلاعات، شما آماده‌اید که برای فرآیند پذیرش سازمانی، یک «فلوچارت» یا نمودار روند کار ترسیم کنید.
فلوچارت
فلوچارت پذیرش سازمانی یک ابزار تصویری قدرتمند است، چون مهلت‌ها را مشخص می‌کند. این نمودار باید از مرحله «قبل از پذیرش» آغاز شود و تا اولین ارزیابی سالانه کارمند ادامه داشته باشد.
یک تیم باید برای آموزش کارمند جدید تشکیل شود و هر مرحله نمودار باید به یکی از اعضای تیم محول شود. مهلت هر مرحله نیز باید تعیین شود. اهداف نیز باید به شکلی شفاف توضیح داده شوند. می‌توانید از نرم‌افزارهای پذیرش سازمانی استفاده کنید که کمک می‌کنند برای آموزش نیروی جدید، یک نمودار را ترسیم کنید. این نرم‌افزارها خودشان وظایف را بین اعضا تقسیم می‌کنند. مجهز به یادآور نیز هستند. اعضای تیم می‌توانند به فایل‌ها و گزارشات درون سیستم دسترسی پیدا کنند.
این نرم‌افزارها کمک می‌کنند فرآیند پذیرش را سازماندهی و در زمان صرفه‌جویی کنید. نیروهای جدید می‌توانند فرم‌ها را به‌صورت دیجیتالی پر کنند و اطلاعاتشان به راحتی به سیستم‌های منابع انسانی منتقل می‌شود.
جهت‌دهی به نیروی جدید
جهت‌دهی (Orientation) به معنای خوشامدگویی به‌کارمند جدید، معرفی محیط جدید به او و قرار دادنش در مسیر سازمان است. این فرآیند اگر به درستی انجام شود، کارمند به خوبی خواهد فهمید که شغلش در راستای اهداف بزرگ سازمان قرار دارد. جهت‌دهی فرصت خوبی است تا ماموریت و ارزش‌های سازمان را برای نیروی جدید ترسیم کنید. فرآیند جهت‌دهی، عامل کلیدی برای تشکیل یک تیم قدرتمند است.
بعضی از سازمان‌ها بازی‌هایی طراحی می‌کنند تا این فرآیند برای نیروی جدید به یادماندنی و سرگرم‌کننده باشد. شما هم می‌توانید یک بازی سوال و جواب بر اساس دفترچه راهنمای کارمند طراحی کنید. برای آنکه او با همکارانش آشنا شود، از کارکنان فعلی بخواهید هنگام دیدار با او، کمی از خودشان بگویند و گفت‌وگویی برای شناخت بیشتر با او داشته باشند.
ایده‌هایی برای جهت‌دهی مجازی
کرونا فرآیند پذیرش را برای بسیاری از سازمان‌ها زیر و رو کرده. اگر سیاست دورکاری در شرکت شما اجرا می‌شود، شاید نگران باشید که چطور از نیروهای جدید حمایت لازم را به عمل آورید. حتی اگر کارمندها در شرکت کار کنند، ماسک و فاصله اجتماعی ممکن است تلاش‌های شما برای تشکیل تیم را بی‌ثمر کند. حالا بیش از هر زمانی مهم است که نیروهای جدید با همکارانشان رابطه دوستانه برقرار کنند. همزمان که نیروی جدید دارد کم و کیف شغل جدیدش را یاد می‌گیرد، از سرپرست‌ها و اعضای تیم بخواهید که دائما با او چک کنند و اگر سوالی دارد، جواب دهند. بسیاری از سازمان‌ها در دوران کرونا از ایده‌های جالبی برای آشناسازی نیروهای جدید استفاده می‌کنند، مثل جلسات مجازی. تا می‌توانید از این جلسات بهره ببرید. برای آنکه جلسات کسل‌کننده نباشند می‌توانید به آنها تنفس بدهید و تشویق‌شان کنید که درباره موضوعات دیگر صحبت کنند یا فعالیت‌های تعاملی انجام دهند. حتی می‌توانند «وقت استراحت برای قهوه‌خوردن» را به‌صورت مجازی برگزار کنند. کارکنان می‌توانند در این بازه، با هم گپ بزنند و یکدیگر را بشناسند.
اعضای تیم همچنین می‌توانند برای نیروی جدید یک ویدئوی خوشامدگویی درست کنند. هدف از تمام این تکنیک‌ها، ترغیب اعضا به معاشرت و ایجاد روابط است که به‌طور طبیعی در ادارات اتفاق می‌افتد.
پکیج خوشامدگویی دیجیتال
پکیج خوشامدگویی دارای یک بخش دیجیتال نیز هست که می‌توانید آن را به ایمیل کارمند جدید ارسال کنید. این پکیج می‌تواند شامل پیام‌هایی از طرف مدیر و اعضای تیمش باشد. همچنین می‌توانید لینک وب‌سایتی که مزایای کارکنان در آن درج شده را همراه با فرم‌های دیجیتالی که باید پر کند در این پکیج بگنجانید.
پکیج خوشامدگویی باید شامل همه چیزهایی باشد که کارکنان جدید باید بدانند، از جمله بیانیه ماموریت، چارت سازمانی، دفترچه راهنمای شرکت و سیاست‌ها. اینها می‌توانند به‌صورت PDF ارسال شوند. شما با این پکیج می‌توانید برند خود را به نیروی جدید بشناسانید. ترکیبی از آیتم‌های حرفه‌ای و جذاب را با هم به او ارائه کنید. می‌توانید یک تیشرت تبلیغاتی یا یک کلاه با لوگوی شرکت‌تان را نیز برایش بفرستید. کارمند جدید شما همزمان با عبور از مراحل مختلف پذیرش، رشد می‌کند. پکیج خوشامدگویی، جهت‌دهی، آموزش، اهداف بازدهی و سرانجام، ارزیابی عملکرد سال اول همه باید طوری ساختاردهی شوند که کارمند را به سمت موفقیت سوق دهند.
چک لیست
وقتی پکیج‌های خوشامدگویی را متناسب با هر جایگاهی طراحی می‌کنید، نیروی جدید با موجی از اطلاعات غیرمرتبط با شغلش مواجه نمی‌شود.
به‌علاوه، کاغذبازی‌ها و فرم‌ها اگر به‌صورت دیجیتال باشند، احتمال خطا کمتر است و بازیابی اطلاعات آسان‌تر. و هر کسی نمی‌تواند به سادگی به آنها دسترسی پیدا کند.
جمع‌آوری پکیج برای تمام جایگاه‌هایی که ممکن است در آینده خالی شوند و استفاده از استراتژی‌هایی برای کاهش نرخ استعفا، شاید سخت به‌نظر برسد، اما اگر مزایای پذیرش سازمانی را در نظر بگیرید، خواهید دید که نرخ استعفا چطور به اهداف سازمان شما لطمه وارد می‌کند.
تاثیر
یافتن و آموزش نیروهای مناسب، یک فرآیند هزینه بر است و اگر برای موفقیت آنها تلاش نکنید، از نظر مالی ضرر خواهید کرد. به‌علاوه، شما با طراحی یک برنامه پذیرش مناسب، فرهنگ سازمان خود را طوری شکل خواهید داد که کار تیمی را تقویت کند. بهترین فرآیند پذیرش، فرآیندی است که نیروهای جدید را به سمت موفقیت در نقش‌های جدیدشان سوق دهد و میان آنها و ارزش‌ها و فرهنگ سازمان، همخوانی ایجاد کند.
اتفاقات دردناک سال ۲۰۲۰ شاید غیرقابل پیش‌بینی بودند، اما کارفرماها حتی قبل از کرونا، موقع تصمیم‌گیری استخدام با عوامل بیرونی درگیر بودند. درسی که سال گذشته به ما داد این است که کارکنان نیز مثل مشتریان ارزشمندند. اگر با آنها صرفا مثل چرخ‌دنده یک ماشین بزرگ برخورد شود، هنگام وقوع بحران‌های جهانی، اثرات مخربش نمایان خواهد شد.
