چطور یک مصاحبه‌‌‌کننده خوب باشیم؟
مشاور عزیز،
مدتی است که ارتقا گرفته و مدیر واحد خدمات مشتری شرکتمان شده‌‌‌ام. به دلیل جابه‌‌‌جایی شرکت، برخی از نیروها از شرکت رفته و حالا باید نیروی جدید استخدام کنیم. قرار شده برای واحد ما هم سه نفر استخدام شوند. از من خواسته شده که مصاحبه‌‌‌ها را انجام دهم. کمی استرس گرفتم چون من بارها مصاحبه کرده‌‌‌ام، ولی به عنوان کارجو، نه مسوول مصاحبه. به زودی آگهی‌‌‌های استخدام را منتشر می‌کنند و من کمی فرصت دارم که آماده شوم. از کجا باید شروع کنم؟
پاسخ: دوست عزیز، این سوال بسیاری از مخاطبان من است. بعضی‌‌‌ها مثل تو، اولین بار است که آن سوی میز مصاحبه می‌‌‌نشینند. بعضی دیگر در گذشته، تجربه مصاحبه با کارجوها را داشته‌‌‌اند اما نتیجه مطلوب نگرفته‌‌‌اند یا کارمندهای نالایق استخدام کرده‌‌‌اند. بعضی‌‌‌ها تجربه مصاحبه با یک مصاحبه‌‌‌کننده بد را داشته و حالا که خودشان در آن جایگاهند نمی‌‌‌خواهند کارجوها این حس بد را تجربه کنند. اگر می‌‌‌خواهی مصاحبه‌‌‌کننده خوبی باشی، این نکات را در نظر داشته باش:
۱- آمادگی داشته باش. برای خیلی از کارجوها پیش آمده که در جلسه مصاحبه حس کرده‌‌‌اند مسوول مصاحبه، آمادگی ندارد. مثلا اصلا رزومه را نخوانده یا سوالات را مرور نکرده. اگر تو هم چنین تجربه‌‌‌ای را داشته باشی، می‌‌‌دانی که چقدر آزاردهنده است. آمادگی نداشتن، ضررهای دیگری هم دارد: اگر قبل از مصاحبه، زمان نگذاری و آماده نشوی، شانس استخدام بهترین کاندیدا بسیار کمتر می‌شود. اگر فقط به مکالمه‌های غیررسمی و بدون ساختار اکتفا کنی، احتمال اینکه کارجو را به جای ارزیابی دقیق، بر اساس احساسات، استخدام کنی، بیشتر می‌شود.
۲- شرایط اصلی استخدام را مشخص کن. شاید بدیهی به نظر برسد: وقتی نیرو استخدام میکنی، باید بدانی به دنبال چه مهارت‌‌‌ها و ویژگی‌‌‌هایی در کارجوها هستی. اما مدیران استخدام معمولا خیلی وقت نمی‌‌‌گذارند تا شرایط ضروری استخدام را از مهارت‌‌‌هایی که داشتنشان «خوب است» یا اصلا مرتبط نیستند، تفکیک کنند. یکی از بهترین نمونه‌‌‌ها، آگهی‌‌‌هایی هستند که در شرایط استخدام می‌‌‌نویسند «مدرک دانشگاهی الزامی است»، در حالی که شغل مربوطه نیازی به مدرک دانشگاهی ندارد. آیا مدیر ارتباطات به مدرک لیسانس بیشتر نیاز دارد یا مهارت نوشتاری و تخصص در حوزه شبکه‌‌‌های اجتماعی؟ یا مثلا بعضی از مصاحبه‌‌‌کننده‌‌‌ها، کارجو را به دلیل خجالتی بودن رد می‌کنند در حالی که شغل مربوطه، اصلا نیازی به «اجتماعی بودن» ندارد. یا کارجو را به دلیل غلط تایپی رد می‌کنند، آن هم برای شغلی که نیاز چندانی به مهارت نوشتاری ندارد.
۳- روش‌های ارزیابی را مشخص کن. وقتی مهارت‌‌‌ها و تجربیات ضروری که دنبالشان هستی را لیست کردی، هدف بعدی‌‌‌ات این است که بفهمی کارجو چقدر با آن لیست مطابقت دارد. پس باید سوالاتی طراحی کنی که ویژگی‌‌‌های مورد نظرت را ارزیابی کنند. باید حواست باشد که روی «تجربیات واقعی» کارجو تمرکز کنی، نه سناریوهای فرضی.
این سوال را نپرس: «اگر در فلان شرایط قرار بگیری، چطور مدیریتش میکنی؟» به جایش بپرس که آیا در گذشته، تجربه مدیریت فلان شرایط را داشته یا نه. یا موقعیت مشابه با آن را چطور مدیریت کرده. اگر از کارجو بپرسی که «اگر در فلان شرایط قرار بگیری چه میکنی؟»، ممکن است جواب خوبی بدهد، اما در عمل نتواند از پس آن بربیاید.
۴- سوالات تکمیلی بپرس. تعیین سوالات اصلی، نقطه شروع است اما نباید به این سوالات اکتفا کنی. برای یک مصاحبه خوب، باید از «جواب‌‌‌های سطحی» فراتر بروی و طرز تفکر و عملکرد کارجو را به طور دقیق کند و کاو کنی. باید به صحبت‌‌‌هایش گوش دهی و بر اساس شنیده‌‌‌هایت، سوالات تکمیلی بپرسی. مثلا «به نظرم فلان شرایط، یک مانع بوده. چطور به آن رسیدگی کردی؟ آیا موفق شدی؟ بزرگ‌ترین چالش چه بود؟ چطور آن را رفع کردی؟ پس از آن چه اتفاقی افتاد؟ اگر دوباره آن شرایط پیش بیاید چطور مدیریتش میکنی؟»
۵- کارجو را در عمل بررسی کن. علاوه بر پرسش‌‌‌های مستقیم، باید راه‌‌‌هایی پیدا کنی که ببینی کارجو در عمل چه می‌کند. این‌طوری، تنها به «گفته‌‌‌های» او درباره توانایی‌‌‌هایش اکتفا نمی‌‌‌کنی بلکه واقعا عملکردش را مشاهده میکنی. سوالات مصاحبه به تنهایی برای ارزیابی کارجو کافی نیستند. باید با شبیه‌‌‌سازی و تمرین، عملکرد واقعی او را بسنجی. معمولا با انجام این کار، می‌‌‌فهمی کارجویی که رزومه درخشانی دارد یا مهارت‌‌‌های مصاحبه را خوب بلد است، آنقدرها که به نظر می‌‌‌رسید خوب نیست. یا برعکس، کسی که رزومه‌‌‌اش چنگی به دلت نمی‌‌‌زده، در عمل، کارش خوب است.
۶ - سوالات بیهوده نپرس. اینترنت، پر است از سوالات احمقانه. مثلا «اگر شکلات بودی، کدام نوع بودی؟» یا «در لیست نتفلیکست چه فیلم‌‌‌هایی هستند؟» این سوال‌‌‌های نامربوط نه تنها اطلاعات مفیدی به تو نمی‌دهند بلکه بسیاری از کارجوها را فراری می‌دهند. سعی کن سوالاتت متمرکز بر معیارها باشند.
۷- بدان که سوگیری وجود دارد و سعی کن با آن مقابله کنی. به‌عنوان مصاحبه‌‌‌کننده، مسوولیت تو این است که هنگام ارزیابی یک کارجو، از هرگونه سوگیری و تبعیض از سمت خودت و همکارانت جلوگیری کنی. بسیاری از ما به کاندیداهایی گرایش داریم که شبیه به خودمان هستند یا حس می‌‌‌کنیم با آنها راحت‌‌‌تر دوست می‌‌‌شویم، اما این گرایش‌‌‌ها ممکن است باعث شوند نقاط ضعف این افراد یا نقاط قوت سایر کاندیداها را نبینی.
هشیار باش و نامزدها را بر اساس همان لیست «ضروریات» ارزیابی کن. این باعث کاهش سوگیری‌‌‌های مختلف در مصاحبه می‌شود که معمولا خیلی نامحسوس وارد جریان مصاحبه می‌‌‌شوند. در ضمن، باید حواست باشد که چطور فرآیند مصاحبه‌‌‌ات، ممکن است نسبت به یک قشر خاص تبعیض‌‌‌آمیز باشد و عده‌‌‌ای را حذف کند.
علاوه بر این موارد، دو نکته دیگر را نیز رعایت کن. اولا همیشه به راست‌‌‌گویی و حقیقت متعهد باش. طبیعی است که بخواهی سازمان و شغل را به بهترین شکل معرفی کنی اما مهم است که کارجوها درک درست و واقع‌‌‌بینانه‌‌‌ای در مورد شغل، سازمان، فرهنگ، مدیران و همکارها داشته باشند. و دوم، بدان فقط تو نیستی که کارجو را ارزیابی میکنی. بعضی مصاحبه‌‌‌کننده‌‌‌ها که چنین تصوری دارند، فکر می‌کنند همه کارت‌‌‌ها دست خودشان است و با کارجوها طوری رفتار می‌کنند که هرگز مثلا با یک مشتری رفتار نمی‌‌‌کنند.
