تیم‏‏‌سازی پویا چیست و چرا مهم است؟

هر رهبر یا مدیری در هر سطح سازمانی، باید از یکسری توانایی‌‌‌ها و مهارت‌‌‌ها برای ایجاد، مدیریت و ارتقای تیم‌‌‌های کاری با پویایی بالا برخوردار باشد. حال سوال اینجاست که تیم‌‌‌سازی پویا چیست و چرا این قدر مهم است و باید همیشه و در همه حال به آن توجه ویژه‌ای داشت؟

تیم‌‌‌سازی پویا چیست؟

تیم‌‌‌سازی پویا و به عبارت بهتر رهبری تیم‌‌‌های کاری به شیوه‌‌‌ای پویا و انعطاف‌‌‌پذیر، به فرآیند کارکردن با گروه‌‌‌هایی گفته می‌شود که اعضای آن تا حد زیادی سیال و در حال تغییر هستند و هر کدام از صنعتی خاص با توانایی‌‌‌ها و کارکردهای متفاوت و با ملیت‌‌‌ها و زبان‌‌‌های متنوعی دور هم جمع شده‌‌‌اند و از این جهات کاملا با تیم‌‌‌های کاری کلاسیک تفاوت دارند. هنگامی که صحبت از تیم‌‌‌های کاری به میان می‌‌‌آید، خیلی‌‌‌ها مجموعه‌‌‌ای از افراد همگون و شبیه به هم را تصور می‌کنند که برای مدت‌‌‌های طولانی در کنار هم کار کرده‌‌‌اند و هدف واحدی را دنبال می‌کنند؛ حال ‌‌‌آنکه امروزه و با افزایش تغییرات و پویایی فزاینده جهان و کسب و کارها ما با تیم‌‌‌های کاری پویایی روبه‌‌‌رو هستیم که باید بتوانند به طور مداوم با چالش‌‌‌های متعدد و متفاوتی دست‌‌‌وپنجه نرم کنند و نقش‌‌‌ها و اهداف متفاوتی را دنبال کنند. ناگفته پیداست که هدایت و رهبری چنین تیم‌‌‌های سیال و متحرکی کار چندان ساده و آسانی نخواهد بود.

چرا تیم‌‌‌سازی پویا مهم است؟

نیاز به تیم‌‌‌های کاری پویا در نتیجه رقم‌‌‌خوردن شرایطی در جهان کنونی است که ویژگی‌‌‌های بارز آن عبارتند از:

متغیر بودن: یعنی تغییرات سریع و فراز و نشیب‌‌‌های متعدد

مبهم بودن: یعنی پیش‌بینی‌‌‌پذیر نبودن رویدادهای آینده و نامشخص بودن ارزش‌‌‌های اجتماعی

پیچیدگی: یعنی به‌‌‌هم‌‌‌پیوسته شدن فزاینده جهان و تاثیرگذاری متقابل و گسترده همه چیز بر هم

دگرگونی: یعنی تغییر پیوسته و عمیق معانی و رویدادها

این ویژگی‌‌‌های مهم و حساسیت‌‌‌برانگیز دنیای امروز ریشه در چند عامل اساسی دارد که تاثیرگذارترین آنها به شرح زیر هستند:

پیشرفت‌‌‌های تکنولوژیک در حوزه ارتباطات که امکان انتقال سریع و گسترده اطلاعات را به وجود آورده است.

پیشرفت‌‌‌ها در حوزه حمل‌‌‌ونقل و سفر که این امکان را برای همه مردم جهان فراهم کرده تا خیلی سریع‌‌‌تر و راحت‌‌‌تر از گذشته مسافرت و کالاها را جابه‌‌‌جا کنند.

ماهیت جهانی کسب و کار و به‌‌‌هم‌‌‌پیوستگی بی‌‌‌سابقه زنجیره‌‌‌های تامین و بازارهای سرمایه.

در گذشته و در شرایطی که تغییر و تحولات تا حد زیادی قابل‌‌‌پیش‌بینی بود، امکان مدیریت تیم‌‌‌های کاری با سبک‌‌‌های کنترلی و ایستا وجود داشت.

در حالی که در دنیای متغیر و به‌‌‌شدت دگرگون امروز که پویایی و نوآوری در آن حرف اول را می‌‌‌زند چنین سبک‌‌‌هایی قابلیت پیاده‌سازی ندارند و به‌‌‌جای آنها باید از سبک‌‌‌های مدیریتی و رهبری پویا و انعطاف‌‌‌پذیر و تعاملی بهره برد. امروزه دیگر نمی‌توان به سبک قدیم با کارکنان و اعضای تیم‌‌‌های کاری برخورد چکشی و قهرآمیز کرد. آنها باید اجازه سوال پرسیدن و مخالفت‌‌‌ کردن داشته باشند و نمی‌توان انتظار داشت از دستورات صادرشده پیروی محض کنند. در واقع مدیریت مدرن و رهبری تیم‌‌‌های کاری پویا به‌‌‌شدت به تجربه‌‌‌گرایی، تنوع و خلاقیت نیازمند است و در نتیجه برای‌ گذار از مدیریت سنتی به مدیریت مدرن باید ذهن‌‌‌ها را شست و ذهنیت جدیدی را جایگزین الگوهای سنتی کرد. در این ذهنیت جدید جایگاه بالایی برای تیم‌‌‌سازی فرابخشی و پویا و متحرک در نظر گرفته شده است و بر رهبران ارشد همه سازمان‌ها و شرکت‌ها واجب است که هم ذهنیت خود را از حالت سنتی به مدرن تغییر دهند و هم از زیردستان خود بخواهند همین کار را انجام دهند و برای ایجاد و تقویت تیم‌‌‌های کاری پویا و زنده زمینه‌‌‌سازی کنند.

فاکتورهای کلیدی تیم‌‌‌های پویا

۱- تنوع

هنگام ساخت یک تیم کاری برای روبه‌‌‌رو شدن با چالش‌‌‌های جدید و غیرمنتظره، اولین هدف شما باید این باشد که در این تیم تنوع و تکثر حرف اول را بزند؛ آن هم به این دلیل که سطوح بالای تنوع جزو بنیان‌‌‌های اصلی یک تیم کاری پویا محسوب می‌شود. مهم‌ترین فاکتورهای مرتبط با تنوع و تکثر در تیم‌‌‌های کاری پویا که در زمان ایجاد چنین تیم‌‌‌هایی باید به آنها توجه داشت عبارتند از:

سوابق و رزومه افراد

تخصص‌‌‌ها و مهارت‌‌‌های افراد

ملیت، نژاد و جنسیت

فرهنگ و زبان

به‌‌‌طورکلی وجود تنوع در درون تیم‌‌‌های کاری پویا باعث می‌شود مجموعه‌‌‌ای کامل از مهارت‌‌‌ها و دیدگاه‌‌‌ها کنار هم قرار گیرند و توانایی‌‌‌های تیم برای روبه‌‌‌رو شدن با انواع چالش‌‌‌ها و پیچیدگی‌‌‌ها را افزایش دهند.

۲- امنیت روانی

امنیت روانی یک مفهوم گروهی است که باعث افزایش روحیه ریسک‌‌‌پذیری و تعلق در درون یک تیم کاری می‌شود و باعث می‌شود اعضای تیم با خاطری آسوده و اعتماد بالا اقدام به بیان عقاید و ایده‌‌‌های خود کنند، سوالات و تردیدها و دغدغه‌‌‌های خود را بدون هیچ ترس و واهمه‌‌‌ای بیان کنند، و به اشتباهات خود و دیگران اذعان کنند.

واقعیت این است که اگرچه وجود تنوع و تکثر در یک تیم اولین گام در مسیر ایجاد تیم‌‌‌های کاری پویا محسوب می‌شود اما به‌‌‌تنهایی نمی‌تواند موفقیت و کامیابی تیم را تضمین کند. وجود امنیت روانی در درون یک تیم کاری باعث می‌شود اعضای آن تیم بتوانند و بخواهند بهترین نسخه خود را ارائه دهند و وظایفشان را به بهترین شکل ممکن انجام دهند و در این مسیر از هیچ‌‌‌چیز نهراسند.

بنابراین، یکی از اولویت‌‌‌های اصلی رهبران تیم‌‌‌های کاری پویا باید ایجاد و تقویت امنیت روانی در بین اعضای تیم باشد. از طریق همین جو روانی مناسب و آرامش‌‌‌بخش است که می‌توان مطمئن شد اعضای تیم بهترین عملکرد ممکن را از خود نشان دهند و هیچ‌گاه کم نگذارند.

۳- سبک رهبری فراگیر

بعد از تشکیل یک تیم متنوع که اعضای آن امنیت روانی کامل دارند، گام بعدی این است که مطمئن شوید رهبری فراگیر و مشارکتی را در آن تیم به جریان انداخته‌‌‌اید. رهبری فراگیر و مشارکتی یعنی اینکه رهبر تیم بتواند هم به اعضا قدرت و اختیار بدهد، هم آنها را تشویق کند و هم از آنها برای حل مسائل و چالش‌‌‌ها کمک و مشارکت بخواهد. اعضای تیم‌‌‌های کاری پویا علاوه بر امنیت روانی برای بیان عقاید و ایده‌‌‌های خود، به انگیزه و محرک‌‌‌های قوی و همیشگی نیاز دارند. رهبر یک تیم کاری پویا باید این قابلیت و جسارت را داشته باشد که تمام اعضای تیم را به مهمانی بزرگ تیم دعوت کند و هیچ‌‌‌کس را از قلم نیندازد و به همه اعضای تیم برای انجام تمام پروژه‌‌‌ها امکان ایفای نقش بدهد. بنابراین یکی از الزامات رهبری در تیم‌‌‌های کاری پویا این است که به معنای واقعی کلمه و از صمیم دل به رهبری فراگیر و مشارکتی اعتقاد داشته باشد.

۴- طراحی فرآیندها و فعالیت‌‌‌های موثر و انعطاف‌‌‌پذیر

آخرین گام برای ایجاد یک تیم کاری پویا عبارت است از طراحی فرآیندهای موثر و مناسبی که به‌‌‌واسطه انعطاف‌‌‌پذیری بالا، می‌توانند به‌‌‌خوبی اجرا شوند و تیم را به اهداف در نظر گرفته شده برای آن برسانند و موفقیت تیم و اعضای آن را تضمین کنند. در واقع فرآیندهای کاری یک تیم پویا دربردارنده مراحل و گام‌‌‌های موثری هستند که بر توانایی اعضا برای ساده‌‌‌سازی موقعیت‌‌‌های پیچیده و تفکیک اهداف و پروژه‌‌‌های بزرگ و پیچیده به واحدهای کوچک‌تر و قابل‌‌‌ هضم‌‌‌تر می‌‌‌افزاید و مقابله با موقعیت‌‌‌های دشوار و مبهم را آسان‌‌‌تر می‌‌‌سازد. یک تیم کاری پویا علاوه بر فرآیندهای موثر و انعطاف‌‌‌پذیر، به فعالیت‌‌‌ها و اقدامات عملی همگونی نیاز دارد که به‌‌‌واسطه هماهنگی و همسویی اعضای تیم می‌توانند تحقق اهداف تیم را تا حد زیادی تضمین کنند.

ارزش تیم‌‌‌های پویا

فعالیت خلاقانه با ترکیب ‌‌‌شدن استعدادها و توانمندی‌‌‌های شخصی متفاوتی شکل می‌گیرد که به‌‌‌ندرت در یک فرد واحد یافت می‌شود. به‌‌‌عنوان‌‌‌مثال، در یک تیم پویا، هر کدام از اعضا باید با دیدی باز و خاص و متفاوت به یک مشکل بنگرد و هر کدام از آنها راه‌‌‌حل خلاقانه و مبتکرانه برای برطرف ساختن آن مشکل ارائه دهد. بنابراین، تیم‌‌‌های پویا - یعنی تیم‌‌‌هایی که در آنها اعضایی با مهارت‌‌‌ها و استعدادهای متفاوت اما مکمل یکدیگر وجود دارند - از اهمیت فزاینده‌‌‌ای در اقتصاد امروز برخوردارند. تیم‌‌‌های پویا دارای آن چنان بازدهی بالایی هستند که مقایسه بازدهی و بهره‌‌‌وری کلی آنها با بهره‌‌‌وری و بازدهی ناشی از خلاقیت تک‌‌‌تک افراد تیم غیرممکن است. البته شما به ‌‌‌عنوان رهبر یک تیم پویا یکی از اعضای تیم محسوب می‌‌‌شوید و شما هم می‌توانید در راستای گسترش پتانسیل پویایی و انعطاف‌‌‌پذیری تیم تحت رهبری‌تان گام بردارید. به‌‌‌طورکلی عوامل موثر بر گسترش پویایی تیم‌‌‌های کاری به شرح زیر است:

۱- اعضای تیم‌‌‌های پویا باید خود را در مسیر اهداف و ویژگی‌‌‌های گروه قرار دهند و در راستای تحقق ارزش‌‌‌ها و اهداف گروه گام بردارند و منافع تیم را منافع خود بپندارند.

۲- اعضای تیم‌‌‌های پویا باید به فعالیت‌‌‌هایی بپردازند که با انگیزه‌‌‌ها و علایق آنها همخوانی داشته باشد. به‌‌‌عنوان‌‌‌مثال، اگر یک عضو گروه عاشق کارهای گرافیکی است، می‌تواند آن بخش از پروژه خلاقانه تیم را بر عهده بگیرد که مربوط به نحوه بسته‌‌‌بندی جذاب‌‌‌تر محصولات شرکت است.

۳- اعضای تیم‌‌‌های پویا باید کاملا باز فکر کنند. آنها باید از هرگونه تصمیم‌گیری عجولانه و سرسری اجتناب کنند، تمام ایده‌‌‌های جدید را بیازمایند، و از بروز مشکلات و اتفاقات زودگذر پرهیز کنند. به‌‌‌عنوان‌‌‌مثال، اگر حادثه‌‌‌ای غیرمترقبه در پیش‌‌‌تولید یک LCD جدید روی داد، نباید کل فرآیند تولید را متوقف کرد، بلکه باید به جست‌‌‌وجوی فرصت‌‌‌های دیگر نهفته در همان محصول پرداخت. اعضای گروه همیشه باید به دنبال یافتن راهی برای ارائه ایده‌‌‌های نو و غافلگیر کردن دیگران باشند.

۴- اعضای تیم‌‌‌های پویا باید جور دیگر ببینند. جور دیگر دیدن و امتحان ‌‌‌کردن مسیرهای جدید از جمله نیازهایی است که در یک تیم پویا باید به آن توجه شود. اعضای تیم باید از جرقه‌‌‌هایی که در ذهنشان زده می‌شود، به بهترین نحو بهره گیرند و همیشه آماده آموختن چیزهای جدید باشند. آنها حتی می‌توانند در کلاس‌‌‌هایی که هیچ ارتباطی به حوزه کاری‌‌‌شان ندارد، شرکت کنند و از آنها ایده بگیرند تا از نتایج به‌‌‌دست‌‌‌آمده برای مقابله با چالش‌‌‌های محیط کار استفاده کنند.

۵- اعضای تیم‌‌‌های کاری پویا باید فرصت‌‌‌هایی برای ارتباطات غیررسمی و غیرکاری با هم به وجود آورند. آنها باید از فرصت‌‌‌های غیرمترقبه‌‌‌ای که گاه در نتیجه تبادل غیررسمی اطلاعات و ایده‌‌‌ها به دست می‌‌‌آید، نهایت استفاده را ببرند. فکرها و ایده‌‌‌های خلاقانه بسیاری در جریان تعاملات و ارتباطات غیرکاری به وجود می‌‌‌آیند که باید از آنها بهره‌‌‌برداری کرد. بنابراین تشویق و تسهیل ارتباطات درون‌‌‌گروهی کمک زیادی به توسعه خلاقیت در گروه می‌کند.