برای صد ساله شدن باید نخست متولد شد
قابل رویت ساختن فعالیت‌ها
در این سیستم خیلی سریع و به سادگی می‌توان فهمید چه کسی قرار است چه کاری انجام دهد و از هر فرد چه مسوولیتی انتظار می‌رود. در این سیستم مبتکرانه که Kanban نام دارد، تمرکز اصلی مدیران بر فعالیت‌ها و فرآیندهای در حال اجراست و همین مساله موجب می‌شود تا هم اعضای تیم و هم مدیران مشکلات و چالش‌ها را قبل از آنکه به نتایج نهایی صدمه بزنند، شناسایی و حل و فصل کنند. قابل رویت ساختن مراحل و فرآیندهای کار در اجرا، بیشتر از آنکه اختیارات و دامنه تصمیمات کارکنان را محدودتر سازد باعث می‌شود تا هر کدام از اعضای تیم به نحو روشن‌تر و کامل‌تری بدانند گلوگاه‌ها و محدودیت‌های کار از یکسو و فرصت‌ها و سکوهای پرتاب از سویی دیگر کدامند و انجام کدام کارها، دارای اولویت بیشتری است و پس از آن، آنها قادرند بدون کمترین دخالتی از طرف مدیریت و مافوق‌های خود و براساس آگاهی از شرایط موجود، بهترین تصمیم ممکن را بگیرند و با کیفیت‌ترین اقدامات را به مرحله اجرا درآورند. مزیت دیگر چنین سیستمی در آگاه ساختن هر کدام از اعضای یک تیم کاری از وضعیت پیشرفت کارها و موانع موجود و بر سر راه سایر اعضای تیم و همچنین سایر تیم‌هاست.
مزایای سنجش و قابل‌رویت ساختن فعالیت‌ها: یکی از مزیت‌های این رویکرد آن است که چنانچه یک پروژه به شکل مطلوب و عالی پیش رود به سختی می‌توان گفت چه کسی یا چه کسانی عامل اصلی به دست آمدن نتایج عالی و فوق‌العاده بوده و هستند و همه سعی می‌کنند خود را عامل اصلی تحقق یافتن عملکرد مثبت و مطلوب معرفی کنند اما اگر یک پروژه دچار مشکل و چالش شود همه دست‌اندرکاران تلاش می‌کنند خود را کنار کشیده و مسوولیت بروز مشکلات و نواقص را به دوش دیگران بیندازند. اما در صورت وجود سیستم سنجش و قابل‌رویت ساختن فعالیت‌ها، به روشنی مشخص خواهد شد که چه فردی چه کاری را انجام داده و چه عملکردی از خود به جا گذاشته و به شکست انجامیدن یک پروژه تقصیر کدام افراد بوده است.
در این حالت تک‌تک اعضای تیم‌های کاری به این اطمینان می‌رسند که چگونه آنچه انجام داده یا خواهند داد، باعث موفقیت کلیت تیم در دستیابی به اهداف مقرر می‌شود و این موضوع احترام متقابل اعضای تیم نسبت به یکدیگر را افزایش می‌دهد؛ چراکه همه اعضای تیم به روشنی درمی‌یابند هر کدام از اعضا دقیقا چه می‌کنند و چه نوع عملکردی را از خود بر جای گذاشته‌اند. یکی دیگر از مزیت‌های سنجش و قابل‌رویت ساختن فعالیت‌ها و اقدامات انجام شده توسط تک‌تک اعضای تیم‌های کاری این است که هر کدام از آنها به شکلی مشخص در معرض رتبه‌بندی و کاندیدا شدن برای ارتقای مقام و تصدی پست‌های بالاتر قرار می‌گیرند و این‌طور نیست که قدردانی‌ها و تشویق‌ها فقط مختص کلیت تیم‌های کاری باشد و بین اعضای تشکیل‌دهنده این تیم‌ها، تمایزی از نظر ارتقا و بالا رفتن از نردبان ترقی وجود نداشته باشدو ناگفته پیداست که این متمایز دیده شدن تک‌تک اعضا انگیزه‌ای برای کار بیشتر و بهتر است.
بازدید از محیط کار و رسیدگی به مسائل
مدیران مجموعه‌ها و تیم‌های کاری باید به‌طور پیوسته درباره مشکلات کوچک بیاموزند تا به این وسیله از شکل‌گیری و وقوع مشکلات بزرگ جلوگیری کنند. گوش کردن به افرادی که به‌طور مستقیم به شما گزارش میدهند، امری ساده و در عین حال ضروری است که اجرای آن نیازمند زمان کافی و داشتن نظم و برنامه خاصی است. البته باید دانست که شما نمی‌توانید به تمام کسانی که برای شما کار می‌کنند به‌طور منظم و مثلا به‌صورت روزانه یا هفتگی گوش کنید؛ چراکه نمی‌توان ترتیب برگزاری جلسات و گفت‌وگوهای فرد با فرد را با همه کارکنان در فواصل زمانی کوتاه داد. پس برای آگاهی از آنچه در مجموعه‌های کاری می‌گذرد، چه باید کرد؟ بهترین روش برای حل این مساله، قدم زدن مدیران در محیط کار و سرکشی به دفتر کار کسانی است که زیرنظر آنها کار می‌کنند. اغلب مدیران بزرگ شاغل در شرکت‌های مشهوری چون گوگل، اپل و توییتر از همین روش برای آگاهی از واقعیات این شرکت‌ها استفاده می‌کنند. آنها برای این‌کار یک روز در هفته را که لزوما یک روز مشخص نیست، برای سرکشی به اتاق‌های مختلف و هم‌کلامی با تک‌تک کارکنانی که به آنها گزارش میدهند، اختصاص داده‌اند.
تکنیک مدیریتی (MBW) Management By Walking
یا مدیریت از طریق قدم زدن از جمله تکنیک‌های ساده و در عین‌حال کاربردی است که از قدیم بین بسیاری از سرداران ارتش، روسای‌جمهور و مدیران رواج داشته و سبب می‌شده تا آنها اطلاعات کامل و دقیقی از آنچه در زیرمجموعه‌ها می‌گذرد، به دست آورند. این روش مدیریتی، یکی از ارکان شرکت موفق و مشهور HP در دهه ۱۹۷۰ بود که بسیاری از موفقیت‌ها و جهش‌های خیره‌کننده این شرکت را در آن سال‌ها موجب شد. تجربه نشان داده در اغلب موارد، مدیران و روسا، آخرین کسانی هستند که از بروز یک مشکل یا نقص باخبر می‌شوند آن هم به این دلیل که کارکنان به دلایل مختلف و شکل‌های گوناگون می‌کوشند تا مشکلات و نواقص را از دید مدیران پنهان کرده یا خود آن را حل و فصل کنند. اما گاهی اوقات، مشکلات و نقص‌ها، بسیار بزرگ‌تر و پیچیده‌تر از آن هستند که توسط کارکنان قابل‌حل باشند و در این میان، مدیران زمانی از ماجرا آگاه می‌شوند که ممکن است خیلی دیر باشد و دیگر کاری از دست کسی برنیاید، گشت و گذار مدیریتی تا حد زیادی می‌تواند جلوی این اتفاقات ناگوار را بگیرد. علاوه‌بر این، سرکشی مدیران و روسا و جویای حال کارکنان بودن موجب می‌شود مدیران از مشکلات معیشتی یا خانوادگی کارکنان آگاهی یابند و چه بهتر که به کمک کارکنان خود شتافته و آنها را در حل این مشکلات یاری رسانند.
ارسال نظر