چطور نامه استعفا بنویسیم؟

نویسنده: Alison Green منبع: The Cut مشاور عزیز، چند روزی‌‌‌ است که تصمیم گرفته‌‌‌ام از شرکتی که بیش از ۶ سال در آنجا کار کرده‌‌‌ام استعفا دهم. دلیلش این است که هیچ پیشرفتی در اینجا ندارم و دو سالی ا‌‌‌ست که به دلیل مشکلات مالی، حقوق‌ها چند ماه عقب می‌‌‌افتند. آنقدر در این شرکت بوده‌‌‌ام که تا همین چند هفته پیش، حتی فکر استعفا هم به من استرس می‌‌‌داد. اما به هر حال پس از کلی کلنجار رفتن با خودم و مشورت با نزدیکان، تصمیمم را گرفتم و می‌‌‌خواهم همین روزها آن را اعلام کنم. اما نمی‌‌‌دانم چطور. در اینترنت گشتی زدم و فهمیدم که باید خبرش را از طریق نامه اطلاع دهم. ولی چه‌جور نامه‌‌‌ای باید بنویسم؟ از کجا شروع کنم؟

 آیا باید دلایلم برای استعفا را ذکر کنم یا فقط خبر استعفا را بدهم؟ چه کسی باید مخاطبم باشد؟ راستش برایم عجیب است که در این دوره و زمانه، اصلا چرا باید نامه بنویسم؟ لطفا کمکم کنید.

پاسخ: دوست عزیز،

از میان تمام ایمیل‌‌‌های آکنده از استرسی که به عنوان مشاور محیط کار، هر روز از مخاطب‌‌‌ها دریافت می‌‌‌کنم، استرس استعفا احتمالا از همه شایع‌‌‌تر است. خیلی از آدم‌‌‌ها حتی وقتی از استعفایشان خوشحالند، بابت پروسه و چگونگی استعفا دادن به شدت دچار استرس می‌‌‌شوند: «چطور به رئیسم بگویم؟ در نامه استعفا چه بنویسم؟ اصلا چرا هنوز در سال ۲۰۲۳ این مکالمه مهم را با نامه انجام می‌دهیم؟» همان‌طور که می‌‌‌بینی، تو تنها نیستی و تقریبا همه این حس‌‌‌ها را تجربه می‌کنند.

در اینجا همه آنچه باید درباره نامه استعفا بدانی  را توضیح می‌‌‌دهم. مهم‌ترین چیزی که باید درباره نامه استعفا بدانی این است که اصلا نباید این خبر را از طریق نامه به کارفرما اطلاع دهی. اگر می‌خواهی استعفا دهی، باید درباره‌‌‌اش با مدیرت گفت‌وگو کنی. گفت‌وگوی واقعی. اگر کارت حضوری است، گفت‌وگو باید حضوری باشد و اگر دورکاری یا مدیرت به هر دلیلی، دور است، از طریق تماس تصویری یا تلفن به او اطلاع بده. رئیست نباید با دیدن یک نامه روی میز کارش خبردار شود که داری از شرکت می‌روی. یا اینکه شخصا به اتاقش بروی و نامه را تحویلش دهی و خودت به طرز معذب‌‌‌کننده‌‌‌ای آنجا بایستی تا نامه را بخواند.

مثل سبک و سیاق فیلم‌‌‌های هالیوودی (هالیوود همچنین معتقد است که برای مذاکره بر سر حقوق، باید عدد مورد نظرت را روی یک تکه کاغذ بنویسی و آن را روی میز به سمت مدیرت سُر بدهی. هالیوود جای عجیب و غریبی ا‌‌‌ست و به نظر می‌رسد پر است از آدم‌‌‌هایی که غیر از هالیوود در جای دیگری کار نکرده‌‌‌اند، یا شغل شرکتی نداشته‌‌‌اند یا اگر داشته‌‌‌اند، همین‌قدر عجیب و غریب رفتار کرده‌‌‌اند).

حالا سوال اینجاست که اگر نامه، راه اعلام این خبر نیست، پس چیست؟ در واقع، دلیل نامه نوشتن این است که تصمیم تو به صورت سند کتبی ثبت شود، که یک جور تشریفات اداری است، نه اینکه خود ماجرا را از آن طریق اعلام کنی و به همان بسنده کنی. باید «ابتدا» درباره استعفایت با رئیست گفت‌وگو کنی و «سپس»، آن را به صورت کتبی بنویسی تا هم حالت رسمی پیدا کند و هم مطمئن شوی که بعدا هیچ سوءتفاهمی درباره‌‌‌اش پیش نمی‌‌‌آید. این در وهله اول به نفع کارفرمایت است. هیچ کارفرمایی دوست ندارد کارمندی که خودش استعفا داده، بعدا برای دریافت بیمه بیکاری، ادعا کند که مشمول تعدیل نیرو شده یا به غلط، اخراج شده. اما نوشتن نامه استعفا از تو نیز محافظت می‌کند. مثلا اگر کسی بعدا بپرسد که «اصلا فلانی دو هفته جلوتر خبر داده بود یا نه؟»، تو مدرک داری: نامه‌ات.

اما نامه استعفا باید شامل چه چیزهایی باشد؟

دومین نکته مهمی که باید درباره نامه استعفا بدانی این است که «نامه باید کوتاه باشد.» واقعا کوتاه. این نامه جایی برای بیان احساسات یا گلایه نیست یا مثلا اظهار سرخوردگی از رئیس یا نا‌امیدی از اینکه در دوران اشتغالت در آنجا، هرگز ارتقا نگرفتی یا مسوولیت‌‌‌های بهتر به تو ندادند. این مسائل را می‌توانی در مصاحبه خروج مطرح کنی، اما نامه استعفا قطعا جایی برای بیان این مسائل نیست (هرچند که بیان دلایل در مصاحبه خروج هم همیشه منطقی نیست. اینکه دلایل را بگویی یا نه بستگی به شرایط دارد اما تقریبا هیچ فایده‌‌‌ای ندارد. بعضی‌‌‌ها معتقدند که نباید پل‌‌‌ها را پشت سر خراب کرد اما اگر فکر می‌‌‌کنی با گفتن حقایق در مصاحبه خروج، شرایط برای همکارانت بهتر خواهد شد یا کارفرما تلاشی برای بهبود اوضاع خواهد کرد، می‌توانی دلایلت را بگویی. اما اگر مشکلات، در فرهنگ سازمان رخنه کرده باشد، بعید است چیزی تغییر کند). برگردیم به نامه.

نامه استعفا باید حداکثر دو یا سه جمله باشد و صرفا تصمیمت برای استعفا، آخرین روز کار در شرکت و تاریخ درج نامه را شامل شود.

سوال بعدی این است که نامه استعفا از چه بخش‌‌‌هایی تشکیل می‌شود؟ ۱. تاریخ: حتما حواست باشد که نامه‌‌‌ات تاریخ داشته باشد (و همان روز آن را تحویل بده) تا بعدا هیچ شک و شبهه‌‌‌ای درباره بازه زمانی میان اعلام خبر و ترک شرکت، پیش نیاید.

۲. محتوا: فقط دو یا سه جمله که تصمیمت را ثبت کنی.

۳. آخرین روز: حتما تاریخ پیشنهادی‌‌‌ات را ذکر کن. منظورم آخرین روز کارت در شرکت است.

مثال‌‌‌هایی از نامه استعفا:

یک نامه استعفا عموما این شکلی است:

۳۰ مه، ۲۰۲۳

این نامه جهت تایید این است که من تصمیمم برای استعفا از شرکت ABC را گرفته‌‌‌ام. ۱۶ ژوئن، آخرین روز کارم خواهد بود. بابت دورانی که اینجا بودم قدردانم و برای شرکت آرزوی موفقیت دارم.

دوستدار شما،

جین جونز

همان‌طور که می‌‌‌بینی نامه کوتاه و عاری از احساسات است اما کارش را انجام داده. خیلی‌‌‌ها از همین فرمت که فقط به حقایق اشاره دارد استفاده می‌کنند.

اگر دلیلی برای قدردانی از کارفرما نداری یا چیز خوبی درباره‌‌‌شان نداری که بگویی، می‌توانی آن بخش را حذف کنی و یک چیزی در این مایه‌‌‌ها بنویسی:

۳۰ مه، ۲۰۲۳

این نامه جهت تایید استعفای من از شرکت ABC است.  روز ۱۶ژوئن، آخرین روز کارم در اینجا خواهد بود. لطفا به من اطلاع دهید که چطور می‌توانم در این بازه زمانی در انتقال سِمت به شما کمک کنم.

دوستدار شما،

جین جونز

حتی اگر بخواهی می‌توانی جمله آخر را حذف کنی اما وقتی تصمیمت برای ترک شرکت را گرفته‌‌‌ای، با بی‌‌‌حرمتی چیزی عایدت نمی‌شود. جمله‌‌‌ای که حداقلِ حسن نیتت را بیان کند، می‌تواند مفید باشد (و این واقعا خیلی کم است).

همین.