آنچه برای حضور در نمایشگاه نیاز خواهید داشت
اولین قدم اجرایی برای شرکت در نمایشگاه، انجام هماهنگی‌های تلفنی با ستاد برگزاری نمایشگاه در خصوص گرفتن غرفه و جانمایی است. هر چه زودتر اقدام کنید، برای جانمایی غرفه گزینه‌های بیشتری خواهید داشت.
افراد تیم حاضر در نمایشگاه را به دقت انتخاب و معرفی کنید
در ابتدای فرآیند برنامه‌ریزی، باید تصمیم بگیرید چه کسی باید شامل برنامه‌ی شما شود. نقادانه و بادقت فکر کنید. برای مثال احتمالا به کارکنان بخش‌های مختلف مدیریت محصول، کارکنان سطح بالای مدیریتی، تیم فروش، واحد گرافیک، تیم برنامه‌ریزی برند و غیره نیاز خواهید داشت. بنابراین اول بسنجید که کدام نیروها باید در پروژه حضور داشته باشند.
تجربه شرکت در الکامپ به ما ثابت کرد هر چه این فهرست کوچک‌تر باشد، تیم شما بهتر عمل خواهد کرد. هر بازیگر باید این قدرت را داشته باشد که برای گروهی که نماینده‌ی آن است تصمیم‌گیری کند و از اقتدار و قدرت رهبری و تصمیم‌گیری کافی برخوردار و مطمئن باشد که گروه از تصمیماتش پیروی خواهند کرد. تا حد امکان از افرادی استفاده کنید که فرآیندگرا و سخت‌کوش بوده و توانایی کار در گروه‌های کوچک را دارند.
برای طراحی غرفه، ساختار و گرافیک آن از بهترین غرفه‌سازها کمک بگیرید
احتمالا بخش طراحی غرفه و اجرای آن پرهزینه‌ترین قسمت شرکت در نمایشگاه است. ولی تاثیر یک غرفه‌ی جالب توجه و معرف هویت برند که از تمام نقشه‌ی آن به صورت بهینه استفاده شده و در عین حال تا حدودی معرف رنگ لوگوی برند شما باشد، غیرقابل انکار است.
در مورد برنامه‌ی بازاریابی در نمایشگاه گفت‌وگو کنید
تیم بازاریابی هر شرکت در تمام مراحل ایده‌پردازی، آماده‌سازی نیازمندی‌ها، برگزاری و حضور در نمایشگاه نقش بسزایی دارد.
برنامه تیم بازاریابی در هر رویداد باید حداقل از چند هفته پیش از رویداد تعیین شده و این برنامه‌ها در جلساتی با حضور افراد درگیر در پروژه‌ی نمایشگاه به اشتراک گذاشته شود تا شاهد عملکردی یکپارچه و هدفمند از تیم برگزارکننده‌ی نمایشگاه باشید.
اهداف و مسوولیت‌های تک‌تک اعضای تیم حاضر در نمایشگاه را مشخص کنید
انتخاب دقیق تیم و واگذاری مسوولیت‌ها مرحله مهمی در این فرآیند است. برای مثال، وقتی در حال جمع آوری تیم مدیریت پروژه هستید، در نظر داشته باشید که ممکن است تنها به یک نماینده در میز مذاکره نیاز داشته باشید؛ پس خیلی شلوغش نکنید. البته این اصلا به معنی واگذاری مسوولیت‌های غیرواقع‌بینانه و بیش از حد به یک فرد یا یک تیم نیست. مینیمال کردن تیم اجرایی پروژه به هیچ وجه نباید باعث شود که از چندکاره بودن نیروهای‌تان توقع غیرواقعی داشته باشید؛ بلکه به معنی است که هر وظیفه از ابتدا تا انتهای انجام هر کار، تا حد امکان به یک فرد یا یک تیم محول شود.
قسمت‌های مختلف داخل غرفه به تیم حاضر در نمایشگاه معرفی شوند و در مورد آنها گفت‌وگو کنید
تیم حاضر در نمایشگاه را باید با بخش‌های مختلف غرفه آشنا و از کارایی هر بخش توجیه کرد.
جالب است بدانید که اگر کسب‌وکار شما فروشنده یا واردکننده‌ی کالایی خارجی است یا به هر نحوی سرویسی غیرایرانی ارائه می‌دهد، باید قسمتی از غرفه‌تان را تحت عنوان قسمت ارزی و با هزینه‌ای معادلسازی شده‌ی ارز اجاره کنید و آن کالا یا خدمات را هم در قسمت ارزی ارائه کنید.
برنامه‌ی دعوت و استقبال از مشتری‌های فعلی کسب‌وکارتان را تعیین کنید
هر کسب‌وکاری مشتری‌های بالفعلی دارد که برای بازدید از غرفه‌ی آن کسب‌وکار در نمایشگاه از آنها دعوت می‌شود.
این دعوت از طریق کارت فیزیکی و ایمیل باید از ۱۰ روز قبل از شروع نمایشگاه انجام شود. البته مدل دعوت از مشتریان بنا به سازوکار سازمان می‌تواند متنوع باشد. همچنین برنامه استقبال از این مشتریان باید شامل پذیرایی یا در صورت وجود، رونمایی از یک محصول یا خدمت جدید باشد. یعنی اگر برنامه‌ی معرفی محصول یا خدمتی جدید را در نمایشگاه دارید، با حضور مشتریان کنونی، هم از آنها بابت انتخاب شما قدردانی و هم برای روابط تازه‌ی کاری آنها را تشویق می‌کنید.
کارکنان حاضر در غرفه را از روند فروش در نمایشگاه و نیز کیفیت‌گذاری اطلاعات با ارزش در مورد مشتری‌های بالقوه آگاه کنید
تصور کنید یک مشتری بالقوه از غرفه‌ی شرکت شما در یک نمایشگاه بازدید می‌کند و به طور اتفاقی فردی از تیم حاضر به استقبال او می‌رود که نه تنها مسلط به روند فروش نیست بلکه برای ارائه‌ی با کیفیت ارزش‌های برند شما کاملا آماده نیست. این موضوع به ظاهر کم‌اهمیت می‌تواند منجر به از دست دادن یک مشتری باارزش و بالتبع یک همکاری موثر شود. بنابراین برای اجتناب از چنین اتفاقاتی لازم است که همه‌ی کارکنان حاضر در غرفه را از روند فروش در نمایشگاه و کیفیت‌گذاری اطلاعات با ارزش در مورد مشتری‌های بالقوه آگاه کنید.
چگونگی تکمیل فرم‌های اطلاعات مهم مشتری‌های احتمالی نمایشگاه را شرح دهید
روش‌های چگونگی برقراری ارتباط موثر با مراجعان و بازدیدکنندگان از غرفه را به کارمندان حاضر در غرفه آموزش دهید. چرا که برای ایجاد تاثیر مثبت روی بازدیدکننده کمتر از ۲۰ ثانیه وقت دارند و برای جلب توجه آنها لازم است علاوه بر تسلط بر حوزه‌ی کسب‌وکار، ترفندهایی را بدانند. هر چقدر که کارمندان یک کسب‌وکار در معرفی خدمات یا محصولات‌‌شان آماده‌تر باشند، دستاوردهای حضور در نمایشگاه بیشتر و بهتر خواهد بود.
در طول فرآیند آمادگی برای رویداد، به طور منظم یک دیگر را ملاقات کنید. ثبات، نقطه اتکای مدیریت پروژه است، اعضای تیم باید بدانند که چه زمانی به آنها نیاز است و از آنها چه انتظاری می‌رود. هیچ چیز مثل یک جلسه هفتگی در یک زمان و محل مشخص، خیال افراد را از این نظر راحت نمی‌کند. در این حالت افراد می‌توانند این زمان را در تقویم‌شان از قبل مشخص کنند و با آمادگی بیشتر در جلسات ظاهر شوند. در نظر داشته باشید با وجود حجم کاری زیاد روزهای آخر، وارد کردن یک جلسه به طور ناگهانی در برنامه، کار بسیار دشواری است.
برای ارتباط راحت‌تر با تیم به ابزار آنلاین مجهز شوید
امروزه اتصال به اینترنت همه جا قابل دسترس است و به راحتی می‌توانید با استفاده از ابزارهای مختلف اطلاعات را آنلاین به اشتراک بگذارید. حتی می‌توانید این برنامه‌ها را به صورتی تنظیم کنید که جزییات وظایف هر یک از اعضای تیم برای بقیه‌ی اعضای پروژه هم قابل مشاهده باشد، یا امکان دسترسی، ویرایش و اضافه کردن فایل را به بعضی افراد بدهید. اگر می‌خواهید روی اینکه چه کسی در حال انجام چه کاری هست و اینکه چه کاری به اتمام رسیده است، نظارت کنید، متدلوژی اسکرام را به شما پیشنهاد می‌کنیم. این روش به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا بتوانند وظایف در حال انجام را هر وقت که بخواهند به اشتراک بگذارند یا به‌روزرسانی کنند. با وجود چنین روش‌هایی می‌توانید بر کارهای انجام‌شده و کارهای انجام نشده توسط تیم اجرایی هر پروژه نظارت کنید.
حضور خود را در نمایشگاه در رسانه‌های اجتماعی کسب‌وکارتان اطلاع‌رسانی کنید
بهترین روش برای آگاه کردن مخاطبان برندتان از حضورتان در نمایشگاه، اینترنت و از طریق رسانه‌های اجتماعی است. روزانه افراد فعال در هر کسب‌وکار زمان زیادی در شبکه‌های اجتماعی می‌گذرانند. خوب است که حداقل از یک هفته مانده به نمایشگاه، در چند پست و به فواصل کوتاه، حضور و برنامه‌های خود را در رویداد پیش رو به اطلاع همه برسانید.
برنامه سرگرمی در نظر بگیرید که همه را سرگرم کند و در عین حال مربوط به هویت برند شما باشد
برای این منظور، تیم فنی پرونکسو با همکاری تیم طراحی غرفه، یک بازی طراحی کرده بود که طراحی بصری و فنی این بازی در طول ۴ روز نمایشگاه افراد بسیاری را به غرفه آورد و منجر به ایجاد برندآگاهی و آشنایی بسیاری از بازدیدکنندگان با ذات کسب‌وکار و و خدمات ما شد در حالی که اوقات مفرح و آموزنده‌ای برای آنها فراهم کرده بود.
از بازدیدکنندگان، مهمانان CIP (اشخاص مهم تجاری) و VIP (اشخاص بسیار مهم) به خوبی پذیرایی شود
برای این منظور باید منویی با چند گزینه طراحی کنید که بنا به زمان برگزاری نمایشگاه، شامل نوشیدنی‌های سرد و گرم و شیرینی یا کیک باشد. تعداد گزینه‌های منو به هیچ وجه به معنای اسراف نیست بلکه صرفا احترام شما به سلیقه‌ی مهمان‌تان را نشان می‌دهد.
