اهمیت جلسات لانچ و ریلانچ برای تیم‌های دورکار
بنابراین، تیم‌ها بدون یک جلسه لانچ درست و حسابی، همیشه ناکارآمد هستند. برای اینکه تیمی وظایفش را انجام دهد – چه به صورت همکاری مشترک، چه به صورت دورکاری و چه ترکیبی از این دو – به اجزای درست و آماده‌سازی درست نیاز دارد. ممکن است این موضوع خیلی واضح به نظر برسد، اما اغلب نادیده گرفته می‌شود. آمادگی پیش از کار، شکلی که تیم قرار است به خود بگیرد را مشخص می‌کند – یعنی وظایف، ترکیب، طراحی و ... – و بنابراین حتی قبل از اینکه تیم اصلا تشکیل شود رخ می‌دهد. این در حالی است که جلسه لانچ، دقیقا همان موقعی اتفاق می‌افتد که اعضای تیم گرد هم جمع می‌شوند. همان‌طور که هکمن می‌گوید، جلسه لانچ تضمین می‌کند که هر یک از اعضا کارآمدترین شیوه کار با دیگران را می‌فهمد و با آن موافق است و به این ترتیب به تیم «روح زندگی» می‌دهد. اگر تیم‌ها این مرحله را پشت سر نگذارند یا برای شروع هر چه زودتر کار آن را سر هم‌بندی کنند، مسیر را گم می‌کنند و به اشتباه می‌افتند.
جلسات لانچ تیمی (و جلسات دوره‌ای بعد از آن) عملکرد تیم را در سفری که طی می‌کند، هدایت می‌کنند. جلسات دوره‌ای بعدی یا ریلانچ (relaunch) هم برای اینکه انسجام تیم حفظ شود، مهم هستند، اما این اهمیت وقتی تیم‌ها به دورکاری روی می‌آورند و به‌ویژه دوران کرونا که دورکاری به یک الزام تبدیل شد، بیشتر هم می‌شود. رهبران باید در برابر این ریلانچ‌ها، کنشگرانه رفتار کنند. طول مدت یک جلسه لانچ حدود یک ساعت یا یک ساعت و نیم است و این زمان را می‌توان با برگزاری دو جلسه اجرایی کرد. هر عضو تیم باید آماده یک گفت‌وگوی آزاد باشد تا نظرات و چشم‌اندازها درباره بهترین روش‌های کاری به عنوان یک تیم، به اشتراک گذاشته شوند. وقتی افراد دورکاری می‌کنند، لانچ‌ها باید به صورت جلسات تصویری باشند و افراد با هر ابزاری که تکنولوژی دیجیتال در اختیار آنها قرار می‌دهد، با هم ارتباط برقرار کنند.
پس جزئیات چهار عامل اساسی کار تیمی که همه اعضا باید با آن موافق باشند، عبارتند از:
۱- اهداف مشترک که آنچه را تیم دنبال می‌کند، ساده و واضح می‌کند.
۲- درک مشترک درباره نقش‌ها، وظایف و محدودیت‌های هر عضو تیم.
۳- درک مشترک از منابع در دسترس که از بودجه تا اطلاعات را دربرمی‌گیرد.
۴- هنجارهای مشترک که نحوه همکاری موثر اعضای تیم را ترسیم می‌کند.
توجه کنید که کلمه «مشترک» در هر یک از این چهار دامنه وجود دارد. به همین دلیل است که هدف اصلی یک جلسه لانچ، هماهنگ‌سازی افراد است.
جلسات ریلانچ، عبارتند از ارزیابی‌های دوره‌ای درباره اینکه گروه چگونه با این چهار حوزه کلیدی پیش می‌رود. اغلب به شوخی این ریلانچ‌ها را به گفت‌وگوهای شبانه زوج‌ها تشبیه می‌کنم. در هر دو این موارد، موارد مهم را بازبینی می‌کنید و مسائل حال، گذشته و آینده را مرور می‌کنید تا ببینید چه چیزهایی درست پیش رفته و چه چیزهایی به بررسی بیشتر نیاز دارد. به عنوان یک قانون کلی، تیم‌ها باید وضعیت موجود خود را با حداقل یک جلسه ریلانچ در هر فصل، مورد بازبینی قرار دهند. من متوجه شده‌ام وقتی افراد دورکاری می‌کنند، ریلانچ در هر شش یا هشت هفته برای ایجاد هماهنگی‌های جدید بر اساس دینامیک‌های در حال تحول، اهمیت بیشتری می‌یابد. در این موقعیت‌ها، رهبران و گروه‌های کاری مجازی، چگونگی کار هر عضو را اعلام می‌کنند، مشخص می‌کنند که چطور می‌توان به نگرانی‌ها پرداخت و در نهایت همه را برای قرار دادن در مسیر اهداف تیمی هدایت می‌کنند.
به عبارت دیگر، ریلانچ‌ها هیچ‌گاه رویدادی نیستند که یک بار رخ دهند و دیگر تکرار نشوند. از آنجاکه شرایط کاری همیشه دینامیک است، فشار دادن یکباره دکمه «ریست» کافی نخواهد بود. ریلانچ‌های دوره‌ای در شرایط خوب و عادی مهم هستند، اما همان‌طور که داستان جیمز (بخش قبلی) نشان داد، در شرایط ابهام هم اهمیت دارند. تیم نیاز دارد با استفاده از یک ابزار واسطه جدید که هنجارها و روش‌های ارتباطی جدید را به وجود می‌آورد، تغییر رویه دهد. دولت باید قوانین جدیدی که بر الگوهای کاری افراد اثر می‌گذارند معرفی کند؛ همان‌طور که دیدیم در ماه‌های اول شروع پاندمی کووید- ۱۹ چطور میلیون‌ها نفر به کار در خانه روی آوردند.
کشورها، بازارها یا کل صنایع، شاید به یک تحول ناگهانی نیاز داشته باشند که تیم‌ها را مجبور کند جهت اهداف خود را تغییر دهند. ریلانچ‌های دوره‌ای تنها مکانیزم‌های ساختاریافته‌ای هستند که به تیم‌ها توانایی می‌دهند به شیوه‌ای سیستماتیک، به سرعت تغییر رویه دهند.
