چالش‌‌های تقویت ارتباط میان کارکنانی که کنار هم حضور ندارند
متدهای تیم‌‌سازی برای کارکنان دورکار
در دوران دورکاری که اعضای تیم‌‌ها از هم پراکنده هستند، مدیران با یک چالش کلیدی مواجهند: تقویت ارتباط میان کارکنان، صرف نظر از مکانی که در آن کار می‌کنند.
به این منظور، مدیران گاهی به فعالیت‌‌های تیم‌‌سازی روی می‌‌آورند. البته که این فعالیت‌‌ها ممکن است باعث غر زدن و گلایه کارمندها شوند و همیشه افرادی هستند که نسبت به این فعالیت‌‌ها تردید دارند. اما مطالعات نشان می‌دهند که تقویت «ایجاد احساس تعلق» به عنوان یک نیاز غریزی انسان، می‌تواند عملکرد شغلی و سلامت کارکنان را ارتقا دهد. کارکنانی که در محیط کار، ارتباطات قوی دارند خلاق‌‌تر و مشارکتی‌‌ترند. آنها همچنین کمتر دچار فرسودگی می‌‌شوند و احتمال آنکه در یک سازمان ماندگار شوند بیشتر است.
به زبان ساده: آن دسته از فعالیت‌‌های تیم‌‌سازی که درست طراحی شده باشند، به عنوان یک ابزار حیاتی می‌توانند ارتباطات معنادار میان همکارها را تقویت کنند و نهایتا، سطح مشارکت و نقش کارکنان در موفقیت کلی سازمان را افزایش دهند.
اما سوال اینجاست که کدام فعالیت‌‌ها و روش‌ها برای تیم شما بهتر جواب می‌دهند؟ و چطور می‌توانیم آنها را به شکلی موثرتر به اجرا درآوریم؟ ما برای پاسخ به این سوالات از سه کارشناس کمک خواستیم: «کانی هادلی»، روان‌شناس سازمانی و استاد مدرسه کسب و کار کوئستروم دانشگاه بوستون، «اریکا کسوین»، نویسنده و استراتژیست محیط کار و «مری شاپیرو»، نویسنده و استاد مدرسه مدیریت کالج سیمونز.
آنها شاهد یکسری فعالیت‌‌های تیم‌‌سازی بوده‌‌اند که در عمل جواب می‌دهد. در اینجا این فعالیت‌‌ها را بررسی می‌‌کنیم. همچنین پیشنهادهایی در رابطه با نحوه برنامه‌‌ریزی و اجرای این فعالیت‌‌ها به منظور به حداکثر رساندن موفقیت آنها ارائه می‌شود:
فعالیت‌‌های تیم‌‌سازی برای تیم‌‌های دورکار
به گفته مری، وقتی تیمی از افراد دورکار را مدیریت می‌‌کنید که به ندرت یکدیگر را حضوری ملاقات می‌کنند، تیم‌‌سازی موثر سخت‌‌تر است. او میگوید: «باید هدفمندتر باشید و تعاملات را به شکلی ساختاریافته طراحی کنید که ارتباط ایجاد کند، حتی از راه دور.» او معتقد است کلید موفقیت این است که روش‌ها را متناسب با اندازه تیم، حساسیت‌‌ها و شرایط طراحی کنید. بسیاری از این روش‌های تیم‌‌سازی را می‌توانید برای تیم‌‌های ترکیبی و حضوری نیز به کار ببرید.
۱- گفت‌‌وگوهای ساختارمند را رهبری کنید
اعضای تیم شما هر چه بهتر یکدیگر را درک کنند، موثرتر کنار یکدیگر کار خواهند کرد. مری پیشنهاد می‌کند گفت‌‌وگوهای ساختارمندی حول محور اهداف تیم، فرهنگ سازمان و نقاط قوت فردی برقرار کنید. او میگوید: «درباره فرهنگی که می‌‌خواهید در تیم ایجاد کنید و همچنین درباره اینکه کار کردن با یکدیگر چه حسی دارد، صحبت کنید. این کار اعضا را تشویق می‌کند که درباره نیازهای خود فکر کنند و انتظارات خود را مطرح کنند.» اگر نمی‌‌دانید از کجا شروع کنید، این روش‌های تیم‌‌سازی ثابت‌‌شده را امتحان کنید:
الف) روش بهترین حالت خود: یک ابزار توسعه فردی است که توسط محققان دانشگاه میشیگان طراحی شده. در این روش، اعضای تیم از همکاران خود می‌‌خواهند تجربه زمانی که در بهترین حالت خود بوده‌‌اند را تعریف کنند. به این ترتیب، اعضا می‌توانند نقاط قوت و استعدادهای خود را شناسایی کنند. این روایت‌‌ها به افراد کمک می‌کنند تاثیری که روی دیگران داشته‌‌اند را ببینند. مری میگوید: «این به افراد، حس تقویت مثبت و تایید شدن می‌دهد و پیوندهای تیمی را مستحکم‌‌تر می‌کند.»
ب) روش اثر هنری: در این روش از اعضای تیم خواسته می‌شود که آماده باشند تا در یک جلسه، درباره دستاوردهایی که به آنها افتخار می‌کنند، چه فردی و چه حرفه‌‌ای، صحبت کنند و یک شیء فیزیکی که نشان‌دهنده موفقیتشان است را به همکارها نشان دهند؛ مثل یک مدال یا عکس یا حتی هر شیء عادی دیگری. درست مثل یک اثر هنری یا دست‌‌سازه. طی جلسه، هر فرد داستان خودش را در یک نمایش مجازی/واقعی با همکارها به اشتراک می‌‌گذارد و سپس واکنش‌‌های همکارها درباره دانش، مهارت‌‌ها، توانمندی‌‌ها و اراده خود را می‌‌شنود. مری میگوید: «این کمک می‌کند اعضای تیم ببینند که همکارهایشان تا چه حد با استعداد و تحسین برانگیز هستند.»
پ) روش تاثیر سبک: در این روش، اعضای تیم موظفند یک تست شخصیت یا سبک ارتباطی را کامل کنند. سپس نتایج را با همکارها به اشتراک می‌‌گذارند و درباره ترجیحات خود در زمینه رهبری سازمانی، ارتباطات و سایر جنبه‌‌های مهم کار تیمی، صحبت می‌کنند. مری میگوید: «این شناخت‌‌ها به اعضای تیم یادآوری می‌کند که رفتار هر فرد، متاثر از یکسری قوانین فردی است و اغلب اوقات، آدم‌‌ها نیت خیر دارند.»
۲- از کارت‌‌های گفت‌‌وگو استفاده کنید
کارت‌‌های گفت‌‌وگو که برای محیط کار طراحی شده‌‌اند می‌توانند مشارکت فعال اعضا را برانگیزند، از جمله افراد تازه‌‌کار یا کسانی که ساکت‌‌تر یا تودارترند. این کارت‌‌ها معمولا شامل طیفی از سوالات هستند از «بازی مورد علاقه‌‌ات چیست و چرا آن را دوست داری؟» تا «چه چیزی در کودکی‌‌ات را دوست داشتی تغییر دهی؟» این بازی برای آن است که یخ میان همکارها آب شود. فراموش نکنید که این گفت‌‌وگوها و بازی‌‌ها نیازمند اعتماد میان اعضا و حس امنیت روانی است. کانی میگوید: «وقتی آسیب‌‌پذیر هستیم و جنبه‌‌ای از خودمان را فاش می‌‌کنیم که ممکن است بابتش معذب شویم، این می‌تواند یک پل ارتباطی مستحکم ایجاد کند.»
۳-زمانی را به گپ زدن اختصاص دهید
وقتی پنج دقیقه اول (یا هر قدر) از جلسات هفتگی را به گفت‌‌وگوهای خودمانی اختصاص می‌‌دهید، کارکنان دورکار می‌توانند یکدیگر را در سطح فردی، بهتر بشناسند. کانی میگوید این باعث پیوند مجازی میان کارکنان می‌شود. یافتن زمان برای این تعاملات غیررسمی و بدون چارچوب به تیم شما نشان می‌دهد که شما به رفاقت و دوستی میان اعضا اهمیت می‌‌دهید. این یک روش کم‌‌ریسک و آسان برای ایجاد فرهنگ کار دوستانه و فراگیر نیز هست. او میگوید: «این نیازمند تلاش هدفمند است اما گفت‌‌وگوهای آنلاین می‌توانند به اندازه گفت‌‌وگوهای حضوری، جذاب و راضی‌‌کننده باشند، اگر درست انجامش دهید.»
۴- از ابزارهای ارتباط مجازی بهره ببرید
تشویق اعضای تیم به بهره‌‌گیری از پلتفرم‌‌های ارتباط آنلاین و ویدئو کنفرانس (مثل زوم و تیمز و اسلک) فضایی برای گفت‌‌وگوهای سرگرم‌‌کننده و خودمانی‌‌تر، شوخی و خنده و استفاده از ایموجی‌‌ها و میم‌‌ها ایجاد می‌کند. کانی میگوید این تعاملات خودمانی در پلتفرم‌‌ها درست شبیه همان گپ و گفت‌‌های صمیمانه در آبدارخانه محیط کار است که شاید افراد دورکار، دلشان برایش تنگ شده باشد. تماس‌‌های مجازی و جلسات ویدئویی راهی برای پیوند صمیمانه افراد با یکدیگر است.
۵- بازی‌‌های شبیه‌‌سازی انجام دهید
بازی‌‌های تیم‌‌سازی، تجربیات تعاملی و سرگرم‌‌کننده‌‌ای هستند که کار گروهی و خلاقیت تیمی را افزایش می‌دهند. از بازی‌‌هایی مثل «بینگو» یا چالش‌‌های «خودت انجامش بده» فراتر روید. مری پیشنهاد می‌کند که به جایش، بازی‌‌های تفکر نقادانه را امتحان کنید که یک مشکل غیرمعمول را ترسیم می‌کنند، مثل نجات یافتن از اصابت ماه به زمین یا سفر به قطب شمال. این موقعیت‌‌ها فرصتی ایجاد می‌کنند که کل تیم با یکدیگر کار کنند و مهارت‌‌های تفکر استراتژیک خود را به کار بگیرند. به‌‌علاوه، رقابت سالم می‌تواند جنبه‌‌های متفاوت شخصیت افراد را فاش کند و افراد را به کار گروهی خلاقانه تشویق کند. مری همچنین توصیه می‌کند تیم خود را پس از بازی و در گفت‌‌وگوهای شرح جلسه، رهبری کنید تا ببینند چطور می‌توانند روش‌های حل مساله که در بازی به کار برده‌‌اند را در دنیای واقعی و شرایط معمول به کار ببرند.
۶- یک «هفته تیمی» حضوری را میزبانی کنید
اریکا میگوید یکی از لازمه‌‌های ایجاد و حفظ ارتباطات کارکنان دورکار این است که برای دیدارهای حضوری نیز زمانی اختصاص دهید. هفته‌‌های تیمی می‌توانند شامل روش‌های تیم‌‌سازی عادی، جلسات دونفره یا حتی جلسات یوگا گروهی باشند. این بستگی به حس و حال و فضای تیمتان دارد. این رویدادها باعث شکل‌‌گیری خاطراتی در ذهن همکارها می‌‌شوند. او میگوید: «وقتی این ارتباطات را توسعه می‌‌دهید و یک بستر مبتنی بر اعتماد و درک شکل می‌گیرد، بازگشت به جلسات ریموت و مجازی بعدی، راحت‌‌تر می‌شود.»
در بخش دوم و پایانی مقاله به بررسی روش‌های تیم‌‌سازی در تیم‌‌های ترکیبی و حضوری خواهیم پرداخت. فراموش نکنید که در تیم‌‌های ترکیبی، باید هوای هر دو گروه یعنی دورکارها و کارکنان حضوری را داشته باشید و مطمئن شوید که همه آنها در ارتباطند و در امور سهیم‌‌اند. این کار نیازمند تلاش و برنامه‌‌ریزی مضاعف است. در این شرایط باید موقعیت مکانی اعضا را نیز لحاظ کنید.
منبع: HBR
