۷ سوال برای اینکه اولویت‌‌‌های مدیرتان را بهتر بدانید
اما در واقعیت، اغلب مدیران به شکل آزاردهنده‌‌‌ای مبهم‌‌‌اند. ممکن است مدیرتان یک توضیح مبهم بدهد که شما حتی بیشتر از قبل، گیج و سردرگم شوید. یا شاید به شما بگوید «همان کاری را که همیشه انجام می‌‌‌دهی انجام بده» یا در حالی که با عجله به جلسه بعدی خود می‌رود شما را با بی‌‌‌حوصلگی از سر خود باز کند.
احتمالا قصد او این نیست که بدقلقی کند. بسیاری از مدیران، خودشان هم از رهبران بالادست، دستورالعملهای مبهم و نامشخص دریافت می‌کنند. بعضی از آنها هرگز یاد نگرفته‌‌‌اند که چطور چشم‌‌‌اندازی را به روشنی ترسیم کنند یا اهداف کلان را در قالب دستورالعملهای روزمره بیان کنند. برخی دیگر نیز به قدری تحت فشار هستند که وقت ندارند به آنچه از تیمشان می‌‌‌خواهند به شکل استراتژیک فکر کنند. بدین منظور باید یاد بگیرید وارد ذهن مدیرتان شوید. این شاید از نظرتان، یک زحمت روانی اضافی باشد اما در واقع کمک می‌کند کنترل رضایت شغلی‌تان را به دست بگیرید. اگر بتوانید نیازهای او را رمزگشایی کنید، می‌توانید کارهایی را که منجر به ارتقا و پیشرفت‌تان می‌‌‌شوند در اولویت قرار دهید و خود را به عنوان یک شریک استراتژیک، به بالادستی‌‌‌ها معرفی کنید.
به دست آوردن این اطلاعات، نیازمند پرسیدن سوالات هوشمندانه‌‌‌تر است؛ سوالاتی که به مدیرتان کمک می‌کنند لب به سخن باز کند و درباره چالش‌‌‌ها و نیازهای عمیق‌‌‌تر خود صحبت کند. در اینجا ۷ سوال را بررسی می‌‌‌کنیم که می‌توانید از رئیس خود بپرسید:
۱. با رئیستان درباره چه اهدافی صحبت می‌‌‌کنید؟
این سوال مشخص می‌کند که چه عواملی در ارزیابی عملکرد، پاداش‌‌‌ها و مسیر حرفه‌‌‌ای مدیرتان نقش دارند. دقت کنید که ابتدا کدام معیارها را نام می‌‌‌برد؟ آیا این معیارها با آنچه شما معمولا رعایت می‌‌‌کنید فرق دارند؟ توجه کنید. اگر محاسبه خاصی انجام داد یا نسبت به اعداد و ارقام مشخصی هیجان‌‌‌زده شد آن را به خاطر بسپارید (مثلا میزان فروش). می‌توانید از این اطلاعات استفاده کنید تا کارتان را به شکلی ارائه دهید که برای مدیریت ارشد مهم است. به‌این ترتیب، دریافت منابع از آنها برایتان آسان‌‌‌تر می‌شود و تلاش تیمتان بیشتر دیده می‌شود.
۲. وقتی به تیم یا پروژه‌‌‌های ما فکر می‌‌‌کنید چه چیزی باعث می‌شود شب‌‌‌ها نتوانید بخوابید؟
برخلاف سوالات کلی درباره چالش‌‌‌ها که به شما یک پاسخ از پیش تعیین‌‌‌شده می‌دهند، با پرسیدن این سوال معمولا یک پاسخ صادقانه‌‌‌تر و صریح‌‌‌تر دریافت می‌‌‌کنید. این پرسش، فضایی ایجاد می‌کند که رئیستان بتواند آسیب‌‌‌پذیری خود را مطرح کند، اما به شکلی که باعث ایجاد اعتماد میان شما می‌شود و فرصتی فراهم می‌کند تا بتوانید نقشی در حل مشکلات داشته باشید. به‌این ترتیب، اگر ریسک بالقوه‌‌‌ای وجود داشته باشد، می‌توانید زودتر از موعد شناسایی‌‌‌اش کنید، راهکارهایی برای اصلاح روال‌‌‌ها پیشنهاد دهید و در زمینه‌‌‌هایی که برای او استرس‌‌‌زا هستند، به او کمک کنید و بخشی از کار را دست بگیرید. با این کار، شما به یک مشاور معتمد تبدیل می‌‌‌شوید که کمک می‌کند خیال او آسوده شود و شب‌‌‌ها راحت‌‌‌تر بخوابد.
۳. چه اقدامات یا تغییراتی باعث می‌شود وقتی به ۹۰ روز اخیر نگاه می‌‌‌کنید بگویید «واقعا تاثیرگذار بوده»؟
بازه زمانی ۹۰ روزه خیلی مهم است چون به اندازه کافی طولانی است که بتوانید دستاوردی به دست بیاورید و در عین حال به قدری کوتاه است که نتایجش ملموس و مشخص باشد. اگر رئیستان یک پاسخ مبهم و کلی مثل «بهبود استراتژی» داد از او بپرسید «به نظرتان چه تغییری می‌توانیم در نقشه راهمان ایجاد کنیم که بیشترین تاثیرگذاری را تا پایان فصل داشته باشد؟» اگر همچنان پاسخ مبهم داد، یک انتخاب دو‌گزینه‌‌‌ای در مقابلش بگذارید: «کدام‌یک بیشتر خوشحالتان می‌کند؟ اینکه تعداد مشتریان سازمانی را دو برابر کنیم یا درآمد حاصل از هر مشتری را ۴۰درصد افزایش دهیم؟»
۴. اگر وقت داشتید، دوست داشتید روی چه موضوعی بیشتر کار کنید؟
این سوال کمک می‌کند بفهمید چه چیزی برای مدیرتان مهم است اما همیشه به واسطه کارهای فوری، مجبور است آن را کنار بگذارد. شاید دوست داشت بیشتر وقت داشته باشد تا بتواند مستنداتی ایجاد کند یا با یکی از تیم‌‌‌ها ارتباط بگیرد یا بازخوردهای مشتریان را تحلیل کند.
سعی کنید یک راه برد-برد پیدا کنید که هم به نفع مدیرتان و هم فرصت رشدی برای شما باشد (چون شما بیشتر از او وقت دارید). می‌توانید پیشنهاد دهید: «می‌‌‌دانم که می‌‌‌خواهید روی برنامه‌‌‌ریزی کنفرانس سال آینده تمرکز کنید. نظرتان چیست که چند جلسه بعدی تیم را من برگزار کنم تا شما به آن کار برسید؟» یا «من خیلی دوست دارم با هیات‌مدیره همکاری نزدیک‌‌‌تر داشته باشم. می‌توانم اطلاعات جدید واحدمان را برایشان آماده کنم تا شما بتوانید روی بودجه‌‌‌ای که از شما درخواست کرده‌‌‌اند کار کنید.»
۵. عملکرد خوب از نظر شما به چه شکل است؟ عملکرد عالی چطور؟
اجازه دهید مدیرتان انتظاراتش و نظرش درباره «عملکرد خوب» را توضیح دهد. حرف او را قطع نکنید. وقتی صحبتش تمام شد، مکثی کوتاه کنید و بگویید: «ممنونم. خیلی مفید بود. حالا به من بگویید از نظر شما عملکرد عالی چطوری است؟» آن مکث و تاکید معمولا به گفت‌‌‌وگویی منجر می‌شود که در آن، او توضیح می‌دهد کدام کارها از سوی کارکنان، فراتر از حد انتظارش است و فراتر از مهارت‌‌‌های فنی، چه چیزی برایش اهمیت دارد. ممکن است رئیستان بگوید که افراد دارای عملکرد عالی، چطور از مناسبات کاری در راستای منافع تیم خود استفاده می‌کنند یا مسائل و مشکلات پیچیده را به افراد غیرمتخصص توضیح می‌دهند.
۶. چه ترندهای نوظهوری را باید در نظر داشته باشیم و از آنها بهره‌‌‌برداری کنیم؟
مدیر شما احتمالا در گفت‌‌‌وگوهایی شرکت می‌کند که شما به آنها دسترسی ندارید و اطلاعاتی درباره تغییرات داخلی، تحولات صنعت و نگرانی‌های مدیران ارشد دارد که شما ندارید. او در جلسات پشت درهای بسته حضور پیدا می‌کند، پیش‌بینی‌‌‌های مالی را زودتر از هر کسی می‌‌‌بیند و از تهدیدهای بازار ماه‌‌‌ها قبل از آنکه علنی شوند آگاه می‌شود. جواب او به این سوال، کمک می‌کند بفهمید که چه عواملی در هفته‌‌‌ها و ماه‌‌‌های آینده، در انگیزه و انتخاب‌‌‌های او تاثیر دارند. وقتی تحولات رخ دهند، دلیلش را خواهید دانست و برای سازگاری آماده خواهید بود.
۷. آیا کمکم می‌‌‌کنید بفهمم که این پروژه یا وظیفه، چه فرقی با بقیه وظایفم دارد؟
این سوال، اطلاعات زیادی درباره فرآیند تصمیم‌‌‌گیری مدیرتان به شما می‌دهد، از جمله اینکه چرا بعضی مسائل برایش در اولویت قرار می‌‌‌گیرند و برخی دیگر کنار گذاشته می‌‌‌شوند. وقتی نیاز به تعیین حد و مرز دارید (مثلا وقتی می‌‌‌خواهد یک وظیفه جدید به شما محول کند اما شما وقت ندارید) می‌توانید از منطق خودش برای توجیهش استفاده کنید. مثلا به جای اینکه بگویید «من دیگر وقتی برای یک وظیفه جدید ندارم»، بگویید «شما قبلا گفتید که تمرکز و اولویت اصلی ما باید راه‌‌‌اندازی محصول باشد. این یعنی مجبورم این (کار جدید) را در اولویت پایین‌‌‌تری قرار دهم تا بتوانم روی راه‌‌‌اندازی محصول به قدر کافی تمرکز کنم». به‌‌‌علاوه، شما دارید به او نشان می‌‌‌دهید که حجم کارتان بالاست، بدون آنکه حالت غر زدن یا گلایه داشته باشید.
به چیزهایی که او «نمی‌‌‌گوید» نیز توجه کنید. دقت کنید که چه موضوعاتی او را هیجان‌‌‌زده می‌کند، درباره کدام موضوعات تمایل ندارد صحبت کند و کجاها لحنش تغییر می‌کند. مشاهده کردن، معمولا به اندازه سوال پرسیدن مهم است.
منبع: HBR
