چهار گام برای استفاده بهینه از زمان آزادشده با هوش مصنوعی مولد
این فناوری جدید به‌‌‌ویژه مشاغل فنی را متحول کرده است. مطالعه دیگری از MIT بر روی تحقیقات مایکروسافت و گیت‌‌‌هاب نشان داده که ابزارهای کدنویسی هوش مصنوعی مولد می‌توانند زمان لازم برای کدنویسی را تا ۵۶ درصد کاهش دهند. مجله کسب‌‌‌وکار هاروارد در شماره جدید خود با اشاره به یافته‌های تحقیقات، این سوال را مطرح می‌کند که کارکنان چگونه می‌توانند از این زمان صرفهجوییشده استفاده کنند؟ البته این سوال از زمان معرفی چت‌‌‌جی‌‌‌پی‌‌‌تی توسط OpenAI در نوامبر ۲۰۲۲ مورد بحث کارشناسان بوده است.
به عنوان مثال، گروه مشاوره بوستون دریافته که بسیاری از افراد ساعات اضافی خود را به حل مساله، تعامل با دیگران یا یادگیری مهارت‌‌‌های جدید اختصاص می‌دهند. کریستوفر پیساریدس، اقتصاددان برنده جایزه نوبل، دیدگاه متفاوتی دارد: او معتقد است که باید از این ساعات اضافی برای بهبود سلامت فردی و حتی حرکت به سمت هفته کاری چهارروزه استفاده شود.
دیدگاه رایج این است که افراد از زمان صرفهجوییشده توسط هوش مصنوعی برای بهبود زندگی شخصی، توسعه نوآوری‌‌‌ها یا افزایش بهره‌‌‌وری استفاده خواهند کرد. با این حال، نتایج دو نظرسنجی از ۳۰۲ کاربر هوش مصنوعی و ۵۷ مدیر از سراسر جهان که در اوایل سال ۲۰۲۴ توسط دانشگاه لوزان سوئیس انجام شد، این باور را به چالش کشید. در این نظرسنجی‌‌‌ها پرسش‌‌‌هایی مانند «آیا با استفاده از هوش مصنوعی در زمان صرفه‌‌‌جویی می‌کنید؟»، «آیا احساس می‌کنید زمان بیشتری برای کارهای دیگر دارید؟»، «زمان صرفهجوییشده را به امور شخصی یا کاری بازتخصیص می‌دهید؟» و «چه میزان از زمان صرفهجوییشده را هدر می‌دهید؟» از شرکت‌‌‌کنندگان پرسیده شده بود. محققان دریافتند که هوش مصنوعی مولد به‌طور متوسط حدود دو ساعت و ۵۰ دقیقه در هفته باعث صرفه‌‌‌جویی در زمان مدیران می‌شود.۸۲ درصد از پاسخ‌‌‌دهندگان اظهار داشتند که این فناوری به آنها کمک کرده کارهایشان را سریع‌‌‌تر انجام دهند.
اما بسیاری از افراد این گروه اظهار داشتند که از زمان اضافی که به دست آورده بودند بهره‌‌‌برداری خاصی نکرده‌‌‌اند: ۳۶ درصد از آنها اذعان کردند که بیش از نیمی از این زمان را هدر داده‌‌‌اند. به‌طور مشابه، ۸۳ درصد از کاربران هوش مصنوعی که به کمک فناوری جدید زمان آزاد بیشتری داشتند، اعتراف کردند که حداقل یک‌‌‌چهارم آن را هدر داده‌‌‌اند.
وقتی از مدیران پرسیده شد که چگونه از زمان اضافی خود به‌‌‌صورت مولد استفاده کرده‌‌‌اند، بیش از نیمی از آنها گفتند زمان اضافی که در اختیارشان بوده است را صرف کارهای همیشگی خود کرده‌‌‌اند. تنها تعداد کمی از مدیران اظهار کردند که از این زمان برای ارتباط با دیگران، امور خانواده، یادگیری مهارت‌‌‌های جدید یا بهبود سلامت جسمی و عاطفی خود استفاده کرده‌‌‌اند. ایزابل انگلر، دانشیار بخش بازاریابی دانشگاه لوزان و نویسنده اصلی این مقاله می‌گوید: «بازتخصیص زمان صرفهجوییشده نیازمند ردیابی زمانی است که صرفه‌‌‌جویی می‌شود.» وی استدلال می‌کند تنها در صورتی که افراد درک درستی از میزان زمان به دست‌آمده داشته باشند، می‌توانند تصمیم بگیرند که چگونه از آن بهره‌‌‌مند شوند. او خاطرنشان می‌کند: «متاسفانه، بسیاری از افراد بلافاصله متوجه این موضوع نمی‌شوند.»
این موضوع همچنین برای ۳۷ درصد از مدیرانی که در این مطالعه شرکت کرده بودند صادق بود. برای بهینه‌‌‌سازی زمان صرفهجوییشده مرتبط با هوش مصنوعی، انگلر پیشنهاد می‌کند که مدیران چهار گام زیر را مدنظر داشته باشند:
۱- برخورد استراتژیک
با جمع‌آوری اطلاعات درباره وظایفی که استفاده از هوش مصنوعی در انجام آنها مزایای بیشتری دارد و زمانی که صرفه‌‌‌جویی می‌شود، آغاز کنید. پیش از آنکه گروه بزرگی از افراد را مورد مطالعه قرار دهید، ابتدا با یک پروژه آزمایشی کوچک آغاز کنید. انگلر می‌گوید: «اگر هدف شما صرفا تخمین زمان صرفهجوییشده توسط هوش مصنوعی باشد، به افراد زیادی در پروژه آزمایشی نیاز ندارید. اما اگر هدف شما نظارت بر تاثیر زمان صرفهجوییشده بر تیم یا کل سازمان باشد، به نمونه بزرگ‌تری نیاز پیدا خواهید کرد.»
۲- ثبت زمان به صورت فردی
پس از تصمیم‌گیری درباره اینکه چه فعالیت‌‌‌ها و چه افرادی را می‌خواهید مورد بررسی قرار دهید، از کارکنان انتخاب‌‌‌شده بخواهید دقایقی را که هر روز صرفه‌‌‌جویی می‌کنند ثبت کنند. روش‌های متعددی برای این کار وجود دارد. کارکنان می‌توانند با تامل در فعالیت‌‌‌های روزانه خود و تخمین زمان صرفهجوییشده توسط هوش مصنوعی، آن را یادداشت کنند و به صورت خوداظهاری در اختیار مدیران قرار دهند. راه دیگر این است که دقایق لازم برای انجام یک وظیفه بدون هوش مصنوعی و سپس با هوش مصنوعی را یادداشت کنند. البته استفاده از نرم‌‌‌افزارهای ردیابی بهره‌‌‌وری مانند Harvest و ActivTrak به مدیران امکان مشاهده و ثبت مدت‌‌‌زمان انجام وظایف را می‌دهد و می‌توانند اعداد دقیق‌‌‌تر و عینی‌‌‌تری نسبت به خوداظهاری ارائه دهند. انگلر می‌گوید صرف‌‌‌نظر از روش، هر کدام از راه‌های بالا می‌تواند اطلاعات خوبی درباره زمان صرفهجوییشده در اختیار شما قرار دهد. درخواست از کارکنان برای ردیابی زمان نیازمند آن است که آنها در درجه اول ظرفیت لازم برای مشارکت در این فرآیند را داشته باشند. اگر قسمت‌‌‌های مختلف وظایف آنها در هم ادغام شده و به‌هم پیوسته باشد، احتمالا پس از انجام هر مرحله مستقیما درگیر گام بعدی وظیفه خود می‌شوند و به این‌ترتیب ردیابی زمان صرفهجوییشده ممکن است دشوار باشد.
۳-بازتخصیص زمان صرفهجوییشده
هنگامی که درک درستی از میزان ساعات صرفهجوییشده توسط تیم خود با هوش مصنوعی به دست آوردید، برنامه‌‌‌ای برای استفاده معنادار از آنها طراحی کنید. برای مثال، می‌توانید برنامه‌هایی که سلامت کارکنان، بهره‌‌‌وری و رشد شخصی را هدف قرار می‌دهند در نظر بگیرید. از کارکنان خود بپرسید که سابق بر این، زمان آزاد به دست آمده خود را صرف چه کارهایی کرده‌‌‌اند و تخصیص بیشتر زمان در چه فعالیت‌‌‌هایی بیشترین منفعت را برایشان خواهد داشت. اما به خاطر داشته باشید که به عنوان مدیر، شما مسوول تعیین جهت هستید؛ چه با تشویق کارکنان به تجدید قوا و چه ترغیب آنها به مواجهه با چالش‌‌‌های جدید. انگلر می‌گوید: آنچه کارکنان با زمان اضافی انجام می‌دهند، در نهایت به این بستگی دارد که مدیران چگونه آنها را به استفاده از آن تشویق می‌کنند. کارکنان می‌توانند برنامه‌‌‌ریزی کنند که از آن برای ورزش، خرید قهوه، تعامل با همکاران یا کار بر روی پروژه استراتژیک استفاده کنند. هر چه باشد، مهم است که این زمان از قبل به‌‌‌صورت هدفمند تخصیص داده شود. بدون راهنمایی و فعالیت‌‌‌های از پیش برنامه‌‌‌ریزی‌‌‌شده، زمان صرفهجوییشده ممکن است به‌‌‌راحتی بدون استفاده از دست برود.
۴- نظارت هدایت زمان
تعریف سیستم نظارتی منظم و بازخورد برای کمک به کارکنان برای استفاده بهینه از زمان حیاتی است. الزامی است که مدیران گزارش‌های چگونگی استفاده از زمان‌های صرفهجوییشده و موارد استفاده را مورد مطالعه قرار دهند. انگلر می‌گوید: «ابزارهای هوش مصنوعی مولد می‌توانند بهره‌‌‌وری را افزایش دهند و به کارکنان کمک کنند تا تعادل بین کار و زندگی را بهبود بخشند. اما بازتخصیص زمان نیازمند رویکردی آگاهانه، هدفمند و مستمر است. با کمک به کارکنان برای توجه به زمان صرفهجوییشده و بازتخصیص آن، شرکت‌‌‌ها می‌توانند اطمینان حاصل کنند که کارآیی ناشی از هوش مصنوعی به تغییرات معناداری در محیط کار و فراتر از آن منجر می‌شود.»
منبع: HBR
