پیوند میان کارکنانی که گاهی حاضرند و گاهی دورکار، نیازمند تلاش مضاعف لجستیک و برنامهریزی دقیق است
متدهای تیمسازی برای کار ترکیبی
در دورانی هستیم که پیشرفت تکنولوژی، نحوه کار کردن ما را دگرگون کرده. حالا به لطف اینترنت و ابزارهای ارتباط مجازی، می‌‌‌توانیم از هر کجا و در هر زمانی برای یک شرکت کار کنیم. مشاغل بسیاری هستند که امکان دورکاری دارند. حالا، برای آنکه در فلان شرکت معروف کار کنید، لازم نیست حتما در همان شهر ساکن باشید. این موضوع دست شرکت‌‌‌ها را نیز بازتر کرده و می‌‌‌توانند نیروهای خود را از شهرها یا حتی کشورهای دیگر انتخاب کنند. حالا مدیران باید تیم‌‌‌هایی را مدیریت کنند که بعضی از اعضایشان حضوری و بعضی دیگر، دورکارند. و این کار را برایشان سخت کرده است.
فعالیت‌‌‌های تیمسازی برای تیم‌‌‌های ترکیبی
وقتی مدیر یک تیم ترکیبی هستید، باید حواستان باشد که هر دو گروه، یعنی هم کارکنان حضوری و هم دورکار، احساس کنند در امور سهیمند و با هم در ارتباطند. این نیازمند تلاش مضاعف لجستیک و برنامهریزی است. اریکا میگوید: «به عنوان رهبر تیم باید این موضوع را اولویت قرار دهید.» چند فعالیت و روش تیمسازی در تیم‌‌‌های ترکیبی از این قرارند:
۱ -رسومات جالب و سرگرم‌‌‌کننده ترتیب دهید
مری پیشنهاد می‌‌‌کند جلسات تیم‌‌‌های ترکیبی را با پازل‌‌‌ها و تمرین‌‌‌های «تفکر جانبی» شروع کنید. پنج یا ۱۰دقیقه زمان گذاشتن برای این فعالیت‌‌‌ها به اعضا کمک می‌‌‌کند به شکل‌‌‌هایی متفاوت و جدید با یکدیگر ارتباط بگیرند و دوستی‌‌‌های جدید و ارتباطات معنادار شکل دهند. این فعالیت‌‌‌ها به سرعت بین اعضا محبوبیت پیدا می‌‌‌کنند. مری میگوید: «این فعالیت‌‌‌ها تبدیل به رسومی می‌‌‌شود که اعضا برایش اشتیاق دارند و انگیزه پیدا می‌‌‌کنند که دفعه بعد به موقع در جلسه حاضر شوند تا آن را از دست ندهند.»
۲ - به اعضا، اقلام سفارشی هدیه دهید
اقلامی که برند یا نام تیم روی آنها حک شده، می‌‌‌توانند حس اتحاد و تعلق خاطر میان اعضا را بیشتر کنند. کانی میگوید: «وقتی تیشرت ورزشی تیمی را می‌‌‌پوشید، حس می‌‌‌کنید عضو آن تیم هستید.» آیتم‌‌‌هایی مثل ماگ نیز می‌‌‌توانند همین حس را ایجاد کنند. حس ارتباط ملموس و هویت مشترک میان اعضا؛ تقریبا مثل بیانیه ماموریت، صرف نظر از اینکه هر کدام از اعضا کجا هستند.
۳- داستان‌‌‌های خود را روایت کنید
دعوت از اعضا برای روایت داستان‌‌‌ها و شرح حال خود، حس درک و ارتباط میان کارکنان ایجاد می‌‌‌کند. هر نیروی کاری میتواند همانقدر که دوست دارد از خودش اطلاعات دهد. هر کس میتواند تعریف کند که چرا به این شرکت آمده یا چطور مسیر حرفه‌‌‌ای خود را انتخاب کرده. این روایات کمک می‌‌‌کنند علایق و نقاط مشترک میان کارکنان فاش شده و میانشان پیوندهایی شکل بگیرد. اریکا میگوید: «کشف شباهت‌‌‌ها مثل محل تولد یا سرگرمی مشترک میتواند ارتباطات عمیق‌‌‌تر ایجاد کند.»
۴- نبض تیم را مرتب چک کنید
میتوانید از نرم‌‌‌افزارهای ارتباط داخلی یا داشبورد مشارکت کارکنان استفاده کنید (که برای تجزیه و تحلیل احساسات کارکنان نسبت به شغل، سازمان و تیم‌‌‌هایشان طراحی شده). این ابزارها کمک می‌‌‌کنند سطح انرژی را بسنجید و ببینید اعضا نسبت به ارتباطات و تعاملات با یکدیگر چه حسی دارند.
این ابزارها معمولا شامل پرسشنامه‌‌‌های کوتاه دارای گزینه هستند. گزینه‌‌‌ها به شکل ایموجی یا چراغ‌‌‌های راهنمایی رانندگی‌‌‌اند که احساسات یا خلق و خوی فعلی را نشان می‌‌‌دهند. این رویکرد به مدیران کمک می‌‌‌کند مشکلات بالقوه را پیدا و رفع کنند. این یک حس اعتماد تیمی ایجاد می‌‌‌کند. کانی میگوید: «اگر در جواب‌‌‌ها تعداد زیادی چهره اخمو دیدید باید یک جلسه اضطراری با اعضا برگزار کنید.»
این فعالیت‌‌‌ها باید به یک روتین و روال ثابت تبدیل شوند تا این ایده تقویت شود که نظر اعضا مهم و ارزشمند است.
او میگوید: «اگر نمی‌‌‌خواهید درباره مشکلات، اقدامی کنید اطلاعات جمع نکنید.»
۵- با هم در یک کنفرانس شرکت کنید
حضور در یک کنفرانس یا کارگروه توسعه حرفه‌‌‌ای، فرصت یک تجربه مشترک برای اعضا ایجاد می‌‌‌کند. این رویدادهای تیمسازی، یکنواختی روزمره را از بین می‌‌‌برند، باعث شکل‌‌‌گیری گفت‌‌‌وگوهایی حول محور حوزه کاری میشوند و روابط حرفه‌‌‌ای را تقویت می‌‌‌کنند. کانی میگوید: «همزمان با یاد گرفتن چیزهای جدید، با دیگران ارتباط برقرار می‌‌‌کنید.»
فعالیت‌‌‌های تیمسازی برای تیم‌‌‌های حضوری
حتی اگر اعضا هر روز در کنار هم کار کنند، باز هم تقویت روابط تیمی یک ضرورت برای حفظ دوستی‌‌‌ها، انجسام و روحیه تیمی است. بعضی از فعالیت‌‌‌های تیمسازی برای تیم‌‌‌های حضوری عبارتند از:
۱ - افراد را به ناهار دعوت کنید (به صورت مکرر)
کانی میگوید غذا آوردن برای همکارها کمک می‌‌‌کند با آنها به شکلی راحت‌‌‌تر و متفاوت ارتباط برقرار کنید. هر از گاهی، تهیه ناهار برای اعضا یک پیام مهم از سوی سازمان است که به آنها میگوید دوست دارید برایشان زمان بگذارید تا کنار هم باشند و از آن لذت ببرند.
۲- تبادل مهارت کنید
یک برنامه چرخشی «ناهار و یادگیری» تنظیم کنید که در آن، اعضا به نوبت به یکدیگر موضوعات جدید یاد دهند. به اعتقاد کانی، این باعث می‌‌‌شود مهارت‌‌‌ها و تجربیات هر عضو به شکلی عمیق‌‌‌تر مورد قدردانی قرار بگیرد. مثلا ممکن است یکی از همکارها هوش مصنوعی بلد باشد و یکی دیگر، مهارت‌‌‌های ارتباط موثر. هر روز، نوبت یک نفر است. وقتی نوبت‌‌‌ها به صورت چرخشی است، فرصت افراد با یکدیگر برابر است و هر فرد شانس این را دارد که چیزی ارائه دهد و بدرخشد. بقیه نیز می‌‌‌توانند مهارت‌‌‌های جدید یاد بگیرند.
۳- با هم یک چالش جالب فیزیکی انجام دهید
چالش‌‌‌های فیزیکی مثل «ماجراجویی با طناب» یا «مسابقه جست‌‌‌جو» یا «مسابقه با مانع» با تشویق اعضا به کار تیمی، ارتباط و حل مساله جمعی، باعث ایجاد اعتماد و اتحاد میان افراد می‌‌‌شود. البته این بازی‌‌‌ها در فضای باز، گران و زمان‌‌‌بر هستند یا شاید هر کسی از این کارها خوشش نیاید. مری میگوید: «اگر شخصی مایل به شرکت در ماجراجویی نبود، به او یک نقش جایگزین دهید، مثلا تشویق‌‌‌کننده یا ناظر.»
۴- یک چالش جدید و خلاقانه انجام دهید
فعالیت‌‌‌هایی مثل کارگروه بداهه‌‌‌گویی طنز یا اتاق فرار یا کلاس‌‌‌های آشپزی، هم روحیه کارکنان را بالا می‌‌‌برند و هم حس دستاورد ایجاد می‌‌‌کنند. اریکا میگوید: «حتی افرادی که ابتدا مایل نیستند، بعدا به آن جذب میشوند. همه ما این را تجربه کرده‌‌‌ایم که دوست نداریم در فعالیتی شرکت کنیم. اما وقتی می‌‌‌خندیم، اکسیتوسین آزاد می‌‌‌شود و سطح استرسمان پایین می‌‌‌آید.»
۵- در یک پروژه خدمات اجتماعی شرکت کنید
خدمات اجتماعی مثل سازماندهی پاکسازی پارک‌‌‌ها یا کار داوطلبانه در مراکز پخش غذا یک حس هدفمندی مشترک میان اعضا ایجاد می‌‌‌کند. این فعالیت‌‌‌ها همکاری تیمی و همدلی افراد را افزایش می‌‌‌دهند و ذهنیت آنها را نسبت به شرکت بهبود می‌‌‌بخشند.
۶- در خارج از محل کار، میزبان اعضا باشید
زمان گذراندن در یک جای جدید، حتی برای همکارهایی که هر روز در محیط اداری یکدیگر را می‌‌‌بینند میتواند روابط را تقویت کند. به این ترتیب، کارکنان می‌‌‌توانند کمی از کار فاصله بگیرند و استراحت کنند و البته در سطحی عمیق‌‌‌تر با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. این میتواند شامل جلسات بارش فکری و فعالیت‌‌‌های تیمسازی باشد تا اعضا هم کار و هم بازی کنند. فرصتی نیز فراهم می‌‌‌شود تا با یکدیگر غذا بخورید. کانی میگوید: «وقتی افراد دور میز با قاشق و چنگال کنار هم جمع میشوند، متفاوت رفتار می‌‌‌کنند.»
نکات مرتبط با تیمسازی
سنجیده عمل کنید. لازم نیست فعالیت‌‌‌های تیمسازی حتما یک هفته طول بکشند و مقصد، خیلی دور باشد. حتی فعالیت‌‌‌های در مقیاس کوچک می‌‌‌توانند ثمربخش باشند. کانی میگوید: «تنهایی شاید یک مشکل ریشه‌دار باشد اما در کل، راه‌حل‌‌‌هایش معمولا ساده و کم‌‌‌هزینه هستند.» اما این به این معنا نیست که به فعالیت‌‌‌های سطحی بسنده کنید. تیمسازی موفق مستلزم برنامهریزی دقیق، تعهد و اشتیاق خالصانه برای شناخت اعضای تیم است. هدف شما ایجاد یک فرهنگ تیمی مثبت است که در آن، همه در امور سهیم هستند.
رویکردتان هدفمند باشد. درباره نحوه گذراندن زمان و هدفی که از فعالیت‌‌‌ها دارید خوب فکر کنید، به خصوص اگر بعضی از اعضا با دیده شک به فعالیت‌‌‌های تیمسازی نگاه می‌‌‌کنند. اریکا میگوید: «شاید ذهنیت اولیه افراد نسبت به این فعالیت‌‌‌ها این باشد که سطحی یا برای رفع تکلیف هستند، اما شما به عنوان یک مدیر باید با برنامهریزی، این ذهنیت‌‌‌ها را تغییر دهید. در دوران پساکرونا که همکارها گاهی همدیگر را هفته‌‌‌ای یک بار یا تنها چند بار در هفته یا ماه می‌‌‌بینند، زمانی که با هم می‌‌‌گذرانیم باید هدفمند باشد.»
او توصیه می‌‌‌کند فعالیت‌‌‌ها را در ساعات کاری بگنجانید تا نشان دهید که برای زندگی شخصی و توازن میان کار و زندگی اعضا احترام قائلید. به این ترتیب، کارکنانی که باید از کسی مراقبت کنند یا مسوولیت‌‌‌های متعدد دارند می‌‌‌توانند در فعالیت‌‌‌ها شرکت کنند و حس سهیم بودن داشته باشند.
نیازهای تیم را ارزیابی کنید. برای تشخیص این که چه فعالیت‌‌‌هایی برای تیمتان مناسب است باید اندازه تیم، پراکندگی جغرافیایی و بودجه سازمان را لحاظ کنید. انتخاب فعالیت‌‌‌ها همچنین بستگی دارد که تیم، کاملا دورکارند یا ترکیبی یا حضوری. کارشناسان می‌‌‌گویند اگر اعضای تیم اکثرا دورکار یا پراکنده هستند، باید سالانه دست کم چند فعالیت حضوری برگزار کنید تا یکدیگر را از نزدیک ببینند.
دیگران را در برنامه‌‌‌ریزی‌‌‌ها سهیم کنید. اگر نمی‌‌‌دانید کدام فعالیت‌‌‌ها با حس و حال اعضا متناسبند، مستقیما از آنها سوال کنید. مشارکت اعضا در فرآیند برنامهریزی باعث می‌‌‌شود در جریان قرار بگیرند و شما نیز میتوانید فعالیت‌‌‌ها را متناسب با شخصیت و علایق اعضا تغییر دهید. مری میگوید: «پرسیدن نظرات آنها همچنین کمک می‌‌‌کند ترجیحاتشان را بهتر درک کنید. بعضی از کارکنان بیشتر اهل کارهای سرگرم‌‌‌کننده هستند، در حالی که بعضی دیگر، فعالیت‌‌‌های مرتبط با کار را ترجیح می‌‌‌دهند.»
الگو باشید. در پایان، به عنوان یک مدیر، علاقه و تعهد خالصانه شما بسیار مهم است. الگوی کارکنان باشید چون آنها به دنبال سرنخ از سوی شما هستند. کانی میگوید دقت کنید که چطور به نظر می‌‌‌آیید. این تصور را ایجاد نکنید که فعالیت‌‌‌های تیمسازی، حواس‌‌‌ها را از کار پرت می‌‌‌کند. او میگوید: «اگر دائم به ساعت‌‌‌تان نگاه کنید و بی‌‌‌صبرانه منتظر پایان جلسات باشید یا طوری رفتار کنید که انگار، تیمسازی، مانع از رسیدن به کارها شده، فعالیت‌‌‌ها جواب نخواهند داد. به عنوان مدیر، شما حال و هوای تیم را تعیین می‌‌‌کنید.»
فراموش نکنید که لازم نیست فعالیت‌‌‌های تیمسازی، بیش از حد ساختاریافته یا هزینه‌‌‌بر باشند. مهم این است که مصمم و هدفمند باشید. نیازهای اعضا را با دقت بررسی کنید و علاقه‌‌‌مندی خالصانه خود را به شناخت آنها نشان دهید. به این ترتیب، یک فرهنگ مثبت و فراگیر برای مقابله با تنهایی و کمک به افراد در دستیابی به موفقیت جمعی ایجاد خواهد شد.
منبع: HBR
