آماده خروج از سازمان هستید؟
قبل از اعلام به کارفرما، خواسته‌‌‌های خود را مشخص کنید
مطلع شوید که چه مدت قبل باید به سازمان اطلاع دهید و می‌‌‌خواهید خروجتان از سازمان چگونه باشد؟ مثلا آیا مایلید در استخدام جانشین‌‌‌تان نقش داشته باشید؟ آیا خودتان فردی را برای جانشینی در نظر دارید؟ تا چه مدت می‌‌‌خواهید در دسترس جانشین یا کارفرمای سابقتان باشید تا انتقال اطلاعات به خوبی انجام شود؟ آیا مایلید به صورت یک مشاور پاره‌‌‌وقت ادامه دهید یا فعلا به دنبال آزادی کامل از قید و بندهای استخدامی هستید؟
زمان مناسب برای اعلام به کارفرما بستگی به صنعت، موقعیت شغلی و سابقه کار فرد در سازمان دارد. مثلا در مشاغلی با سطح امنیتی بالا - مثل بانکداری - به محض آنکه اعلام کنید قصد جدا شدن از سازمان را دارید، ممکن است شما را فورا با اسکورت تا دم در شرکت هدایت کنند تا فرصت دسترسی بیشتر به داده‌‌‌ها و اطلاعات حساس را نداشته باشید. در این‌‌‌گونه مشاغل، بهتر است چند هفته زودتر به کارفرما اعلام کنید. همچنین انتقال مسوولیت در رده‌‌‌های بالای سازمان پیچیدگی بیشتری دارد، چون در رده‌‌‌های پایین، افراد متعددی در حال انجام وظایف مشابه هستند و جایگزینی آنها آسان‌‌‌تر است.
اگر مدت زمان زیادی با شرکت همکاری داشته‌‌‌اید، ممکن است جانشین‌‌‌تان نتواند در زمان کوتاه بر کارها مسلط شود. بنابراین اگر در رده‌‌‌های بالای سازمان کار می‌‌‌کنید یا سابقه کار طولانی دارید، کارفرما به اعتبار سابقه و رابطه‌‌‌ای که با هم داشته‌‌‌اید انتظار دارد که او را زودتر مطلع کنید.
بعضی از سازمان‌ها، فرد مستعفی را در فرآیند استخدام فرد جدید شرکت می‌دهند. همچنین برخی از شرکت‌ها روش خروج فازبندی شده را به کار می‌‌‌گیرند که در آن فرد ابتدا به صورت تمام وقت، سپس پاره وقت و نهایتا به شکل مشاور بیرونی با شرکت ادامه همکاری می‌دهد. اگر خواهان این فرصت‌‌‌ها هستید، باید آن را به شرکت پیشنهاد بدهید؛ زیرا معمولا کارفرمایان داوطلبانه آن را پیشنهاد نمی‌‌‌دهند.
مدیر مستقیم خود را فورا و ابتدا به صورت شفاهی با خبر کنید
هرگز مدیر خود را دور نزنید و درخواست خود را مستقیما به مدیران بالادست یا به واحد منابع انسانی ندهید. مدیر مستقیم شما یاوری قوی برای تحقق زمان بازنشستگی مورد نظر شما و سایر موارد مربوطه خواهد بود. با او جلسه تشکیل دهید تا او زمان کافی برای بررسی، پردازش و برنامه‌‌‌ریزی همه چیز را داشته باشد. توجه کنید که در جلسه با مدیر و اساسا در کل فرآیند بازنشستگی باید آماده باشید که با موانع احتمالی و پاسخ‌‌‌های منفی برخورد مناسب کنید. به عنوان مثال، ممکن است کارفرما بخواهد که تاریخ پیشنهادی خود را به تعویق بیندازید. یا مثلا با درخواست شما برای بازنشستگی فازی مخالفت کند و خواهان جدایی کامل شما به محض استقرار فرد جدید باشد.
برای اعلام به کارفرما وقت‌‌‌شناس باشید
هنگامی برای بازنشستگی درخواست بدهید که کاملا برای ترک سازمان آماده‌‌‌اید، چون ممکن است مدیرتان یا سایرتصمیم‌‌‌گیرنده‌‌‌ها خواهان خروج فوری شما از سازمان باشند. اما اگر فکر می‌‌‌کنید به شما پیشنهاد خواهد شد که بیشتر بمانید، آنگاه فقط زمانی درخواست بدهید که آمادگی مذاکره بر سر این موضوع را داشته باشید. اگر قرار باشد کمی بیشتر بمانید، مثلا باید بدانید که حجم کارهای محوله و ضرب‌‌‌الاجل‌‌‌های سازمانی در این مدت به چه صورت خواهد بود یا مثلا اگر لازم است در فصل شلوغی کارها با شرکت بمانید باید زمان درخواست را با آن هماهنگ کنید. اگر شرکت با ضرب‌‌‌الاجل‌‌‌های پروژه‌‌‌ای دست به گریبان است، مشخص کنید تا پایان کدام پروژه یا مرحله می‌توانید بمانید. پس از تعیین زمان خروج، با مدیر خود درباره چگونگی عبور از دوران گذار و میزان کمکی که حتی پس از ترک سازمان خواهید کرد صحبت کنید. سپس یک پیش‌‌‌نویس حاوی همه جزئیات توافق‌‌‌شده به عنوان استعفانامه تهیه کنید و قبل از ارسال آن برای واحد منابع انسانی از مدیرتان بخواهید آن را ویرایش کند. چنین استعفا‌‌‌نامه‌‌‌ای اگرچه یک قرارداد محسوب نمی‌شود، اما برای به حداقل رساندن مغایرت‌‌‌های بعدی مفید است.
با مدیرتان توافق کنید که چگونه بهتر است دیگران را از خروجتان مطلع کنید
تا زمانی که همراه مدیرتان و بخش منابع انسانی، مشغول بررسی شیوه خروج از سازمان هستید موضوع را با دیگران در میان نگذارید، چون شاید مدیرتان درباره نحوه بیان موضوع برای سایر کارکنان راهنمایی‌‌‌هایی داشته باشد. مثلا اگر شما نقش مهمی در سازمان داشته‌‌‌اید، شنیدن بی‌‌‌مقدمه خبر خروج شما، می‌تواند برخی از همکاران را نگران کند. در اینجا مدیرتان راهنمایی می‌کند که چه بگویید تا آرامش همکاران حفظ شود.
عزتمندانه شرکت را ترک کنید
پس از قطعی شدن شیوه خروجتان، دیگران را در جریان بگذارید. اطلاعات تماس همکاران را بگیرید و بگویید که با آنها حتی اگر در شرکت هم نباشند ارتباط خواهید گرفت. از کارکنان و کسانی که مربی، همکار، یاور یا دوست خوبی برایتان بوده‌‌‌اند تشکر کنید. اگر زمان کافی دارید، یک مجموعه دستورالعمل و استاندارد کاری تهیه کنید تا نفر بعد از شما بتواند سریع‌‌‌تر و بهتر به کارها مسلط شود. و نهایتا اگر با افراد زیادی در موارد متنوع و متعدد سر و کار داشته‌‌‌اید و به مسائل آنها پاسخ می‌‌‌دادید، می‌توانید یک کتابچه که در آن به پرسش‌‌‌های تکرارشونده پاسخ داده‌‌‌اید تهیه کنید و از خود به جا بگذارید تا در غیاب شما کارها همچنان به خوبی پیش برود.
منبع: Forbes
